Digitale systemen integreren
Tijd is geld, ook voor een non-profit organisatie. Vlotte processen zijn cruciaal zodat jij meer tijd hebt voor je stakeholders. Integraties tussen diverse tools helpen je daarbij. We lichten 4 tools toe om je processen over digitale systemen makkelijker te maken.
In dit artikel
- Digitale tool 1: Integreer je website met je CRM systeem
- Digitale tool 2: Denk aan online boeken en reserveren
- Digitale tool 3: Zorg voor vlotte logistieke processen in je webshop
- Digitale tool 4: Minimaliseer de tijd voor facturatie en boekhouding
Digitale tool 1: Integreer je website met je CRM systeem
Een Customer Relationship Management (CRM) systeem
Een CRM systeem helpt je om de gegevens van je (potentiële) stakeholders centraal bij te houden.
Niet enkel basis gegevens als naam, adres, facturatiegegevens, … maar ook slimme informatie (in segmenten):
- Wat hebben ze al besteld?
- Waar hebben ze interesse in?
- Zijn het vlotte betalers?
- Wie zijn de beslissingsnemers bij deze klant?
- …
Beheer je data centraal met een digitale tool
Dankzij die gegevens kan jij slimme marketing acties doen. Mensen die in het verleden reeds je diensten, lidmaatschap, … besteld hebben, willen dit volgende keer zeker wel eens proberen.
Via digitale weg kan je ze makkelijk bereiken (sociale media, email marketing, …)
Minimale kosten voor maximale opbrengst.
Volg dus je stakeholders en vooral je potentiële stakeholders gericht op.
Jij spaart tijd, doet betere marketing acties om nieuwe stakeholders aan te trekken en weet meer over het gedrag van je stakeholders.
En vaak kan je ook meer processen via een zelfde systeem gaan opvolgen. Zo kan je sneller opvolgen welke stakeholders je actief moet benaderen om je diensten aan te bieden.
Digitale tool 2: Denk aan online boeken en reserveren
In deze digitale tijden beslissen stakeholders zelf wanneer ze op zoek gaan naar je diensten. Op dat moment willen ze een instant antwoord. Als jij hen dan op dat moment kan helpen, heb je een stapje voor op andere organisaties
Reserveringen, boekingen, bestellingen, … verlopen vlotter door de juiste tools te integreren.
Zo krijg je direct de juiste gegevens van je klanten.
En heb je meer tijd voor je stakeholders.
Digitale tool 3: Zorg voor vlotte logistieke processen in je webshop
Verkoop je dingen online? Een webshop staat en valt met vlotte logistieke processen.
Integreer tools die je het leven makkelijk maken: online betaling, verzending, …
Via online betaling heb je sneller je geld binnen en kan je direct aan de slag om je stakeholder een top service te bieden.
Verzendingstools halen een logistieke handeling weg uit je proces. Zeker als je groeit, wil je bezig zijn met je organisatie en niet met het verzenden van pakketten.
Zorg dat je vanuit het perspectief van je koper denkt. Wat maakt het voor hem gemakkelijker? Welke stappen zet hij in het proces?
Digitale tool 4: Minimaliseer de tijd voor facturatie en boekhouding
Administratie hoort er nu eenmaal bij. Maar het kan ook gemakkelijk.
Denk bij de start aan je facturatie flow en de flow naar je boekhouding.
Hoe meer integratie, hoe lager de manuele handelingskosten. Want zeg nu zelf, doe jij liever administratie of ben je liever met je organisatie bezig? Elke keer opnieuw moet je immers aan de administratieve molen beginnen.
Maak digitale processen makkelijker dankzij de juiste integraties
Zeker als non-profit organisatie heb je je tijd brood nodig. Elk uur dat jij spaart in de administratie is een uur dat je kan spenderen aan je stakeholders, aan het binnenhalen van nieuwe stakeholders. Administratie en het verplaatsen van informatie van systeem A naar systeem B (denk aan website, email, telefoon, facturen, bonnetjes, boekingen, …) zijn een verlies van tijd en dus geld. De juiste investeringen in integraties brengen hun geld snel op. Reken maar eens uit wat een uur administratie je kost.
Maar niet vergeten: digitaal draait om mensen
Je mag het beste online bookingsysteem hebben, de vlotste flow in je webshop, het beste systeem om je data te beheren, de hoogste integraties op facturatieniveau,…
Wanneer je medewerkers niet mee zijn, wanneer er geen draagvlak is bij de externen of wanneer de neuzen niet in dezelfde richting staan, dan mist digitaal zijn doel.
“A fool with a tool is still a fool”
Grady Booch
