Technologie biedt kansen aan mensen en organisaties om processen vlotter te laten verlopen.
Hoe pak je dit nu aan en waar moet je opletten? Enkele tips.
Het klinkt als een evidentie in deze tijden dat processen digitaal verlopen en dat mensen een snel overzicht krijgen van de stand van zaken. Denken we maar aan financiële rapporten, betalingsopvolging, opvolging van lidmaatschappen, …
Maar al te vaak verlopen dergelijke processen nog met veel manuele handelingen.
En als ze al digitaal lopen, verlopen ze niet altijd even vlot.
Hoe komt dat nu?
Tip 1: Betrek de mensen in je voorbereiding
Vaak wordt er een belangrijk aspect vergeten: de mensen die er dagdagelijks mee te maken krijgen, betrekken in het proces.
En dat betekent niet enkel het management, maar ook de medewerkers en nog belangrijker ook de “klanten” of voor veel verenigingen de “leden”.
Technologie kan pas ten volle benut worden als je de mensen in het project betrekt.
Je wil niet alleen features hebben.
Technologie moet je processen ondersteunen.
Tip 2: Optimaliseer je website door je eindgebruikers te betrekken.
Betrek je eindgebruikers en schakel ze in om optimaal in te spelen op hun noden. Dit kan met kleine werksessies, met informele contactmomenten, met focusgroepen, …
Daarnaast train je en coach je de interne mensen om betere en gerichter communicatie uit te bouwen met focus op de eindgebruiker. Win-Win voor beide partijen.
Betrek je “klant”, “lid”, eindgebruiker in het proces. Vraag wat zij regelmatig nodig hebben. Je haalt er resultaat uit.
Tip 3: Stel de juiste vragen, teken de juiste processen uit.
Wil je van start gaan met een CRM dossier? Hoe pak je dit nu aan?
Stel de juiste vragen aan de juiste mensen. Teken op basis daarvan je processen uit intern.
Doe dit in detail met aandacht voor alle aspecten van de organisatie. Kijk overheen je organisatie naar alle processen. Zijn er processen die dezelfde flow volgen? Kunnen we deze gebruiksvriendelijker maken?
Zo kan je processen optimaliseren ifv. tijdsbesparing, financiële opbrengst, zichtbaarheid en uitstraling van de organisatie alsook de ervaring van de (eind)gebruikers. Want daar draait het bijna altijd om. Een betere ervaring met gebruiksvriendelijke formulieren, de juiste call-to-actions, … zorgen voor meer conversie en dus meer opbrengst voor organisatie.
Kijk hoe technologie de lijm vormt tussen de mensen , de organisatie en haar plannen op korte en langere termijn.
Tip 4: Denk aan de lange termijn
Waar kan technologie tijd vrijmaken voor mensen om zinvollere zaken te doen? De juiste technologie die op de juiste manier de juiste processen ondersteunt, zal tijd vrijmaken. Faseren kan daarbij nodig zijn, maar het resultaat zal er zijn. Beslissingen op korte termijn zijn vaak niet de juiste.
De kost van technologie ligt niet op de korte termijn, maar wel op de langere termijn.
Durf ook advies inschakelen om dit ten volle uit te werken. Denk aan een architect of adviseur.
Vergelijk het met de bouw. Je bouwt geen huis zonder een architect die de standaarden kent, de regels volgt, je kan adviseren over de langere termijn, je advies kan bezorgen over de te kiezen materialen, … Zie je jezelf deze rol in een bouw opnemen? Nee toch. Waarom zou je dit bij de uitbouw van technologie dan wel doen? Ben jij de expert? Heb je zicht op alle processen en hoe deze relateren aan de strategische doelstellingen? Aan de business voorwaarden en niet enkel de IT voorwaarden? Heb je zicht op goede leveranciers met standaard software? Laat je je bijstaan voor een duurzaam project op de langere termijn?
Tip 5: Probeer te kiezen voor standaard software
Er bestaat veel software, elk met zijn eigen voor- en nadelen.
Teken je processen uit en dan weet je welke software je processen kan ondersteunen. Denk niet in features, maar in processen.
Het gebruik van bestaande componenten minimaliseert op maat ontwikkeling .
Dat biedt voordelen naar kostprijs en tijd die moet geïnvesteerd worden. Soms vraagt dit een beperkte aanpassing aan bestaande processen, maar mits de juiste ondersteuning, training en coaching van de mensen die met de technologie moeten werken kan dit vlot verlopen.
Waarom deze tips?
Om je verder te helpen. Wij kunnen je helpen als adviseur met duidelijk, transparant en betrokken advies.
