Digitale transformaties en/of digitaliseringen in het algemeen staan of vallen met de mensen die betrokken zijn. En vooral in eerste lijn bij de mensen die moeten beslissen. Tijd voor actie.
Het is tijd voor actie
Peter Hinssen moet ik niet meer voorstellen. Hij geeft al jaren de boodschap dat digitaal het nieuwe normaal is. Maar recent n.a.v. de ontslagen bij ING las ik een boeiend artikel waar Peter de vinger op de wonde legt. Digitalisering is maar een eerste schokgolf. Als we in ons land relevant willen blijven moeten we erop toezien dat we verder vooruitdenken.
En los van de context, dit is evenzeer van toepassing op non-profit organisaties.
Innovatie is geen modewoord, maar een must.
“Digitalisering is maar een eerste schokgolf”
P. HINSSEN
Goedkoop op korte termijn is duurkoop op lange termijn.
Enkele vragen die mijns inziens het probleem duiden:
- Wat doe je als een stevige verbouwing doet of een nieuw huis wil bouwen? Je huurt een externe architect in die je kan begeleiden. Je kiest in eerste instanties geen aannemers, maar wel een architect.
- Wat doe je als je een boek wil uitgeven? Je stapt naar een uitgever. Die weet hoe die wereld werkt. Je zoekt een uitgever die bij je past en die snapt waar je naartoe wil met je boek.
- Wat doe je als je verzekeringen wilt afsluiten? Je stapt naar een makelaar die je advies kan geven. Waar moet je opletten? Wat zijn de beste voorwaarden? Wat heb je echt nodig?
- Wat doe je als je juridisch een probleem hebt? Je zoekt een goede advocaat die je kan helpen. Hij kent immers de wet en hoe de vork aan de steel zit.
- Wat doe je met financiële vragen voor je organisatie? Je zoekt een goede accountant of boekhouder. Hij weet waar je kan optimaliseren of gericht keuzes maken.
Kost dat geld? Ja, maar op langere termijn is het de moeite waard.
Wat doen we in non-profit organisaties op digitaal vlak? Weet je wat: we doen het zelf wel. Wij kunnen wel uitstippelen wat we echt nodig hebben. En dan vinden we wel iemand. Want ja, we bezoeken ook websites en plaatsen hier een daar een Facebook post. Excel dat lukt wel. En ja mailen kunnen we uiteraard. Dus joepie, we weten wat digitale transformaties betekenen.
En nog beter, we gaan dat snel oplossen en iemand zoeken. We schrijven alles op wat we willen, wat we bij anderen hebben gezien, wat je online kan vinden en wat iedereen in zijn hoofd heeft. Prioriteiten laten we even achterwege. We hebben een rolls royce nodig. Zo eentje met veel features (knopjes) die we eigenlijk niet kennen of gebruiken.
Hoe pakken we dat aan?
- Scenario 1/ we schrijven 15 bedrijven aan en we hebben in het beste geval een aantal gesprekken om op het einde van de rit te beslissen over de kwaliteit. Of het is te zeggen het budget. Want meestal kiezen we de goedkoopste op korte termijn. De termijn van 5 jaar en het echt inschatten van resultaten tov. kosten dat vergeten we even.
- Scenario 2/ bestuurder x kent wel een bedrijfje dat kan helpen. Daar hebben we al meegewerkt en die leverden goed werk. Maar goed werk voor wie of wat? Is dat de juiste oplossing voor de organisatie? Weten we wat we echt nodig hebben? Geen idee, maar de bestuurder kent iemand.
Modelleren naar het verleden of innoveren voor de toekomst
Met alle respect voor de taken die vrijwilligers opnemen binnen organisaties en de rol die ze binnen die organisaties spelen, maar je kan niet alles in handen geven van vrijwilligers. Met +15 jaar ervaring als vrijwilliger ken ik de rol die ze spelen van binnen en van buiten.
Wat doet een non-profit vereniging vaak? We hebben een aantal vrijwilligers die overweg kunnen met een computer. Die steken we in een werkgroep of taskforce en zij gaan beslissen waar we naartoe gaan, samen met het team. De raad van bestuur ziet het budget passeren en maakt een keuze op basis van de input. Perfect traject van democratie en participatie. Iedereen tevreden en we hebben inspraak gehad. Top zou je denken, of toch niet?
Want laat ons eerlijk zijn als we willen transformeren moet het pijn doen.
Dan moeten we durven gerichte keuzes te maken. Dan werkt het consensus model vaak niet. Dan heb je duidelijke keuzes en goede stappen naar de toekomst toe.
Dan heb je het bestuur nodig en vaak een externe spiegel.
Immers laten we de mensen die het verleden kennen, de toekomst van je organisatie beslissen op digitaal vlak?
Dan krijg je vragen en opmerkingen als:
- De cloud: is dat wel veilig? Mijn pc thuis is toch een betere optie.
- Sharen op social media is echt belangrijk voor ons.
- Zo een paar facturen maken, dat doen we wel eventjes.
- Mijn access bestand is toch veel makkelijker dan die online omgeving, CRM was het zeker. Dat ziet er toch maar ingewikkeld uit.
- Marketing, jaja, we delen onze folder wel uit hoor. Daarvoor hebben we geen tool nodig.
- Ik wil dat iedereen alles krijgt. Persoonlijke communicatie dat is niet voor ons.
- Ik heb dat gebouwd voor de organisatie. Dat werkt echt veel beter. In de andere afdeling hebben ze een ander systeem, maar dat werkt zo goed niet. (lees: “wacht even, meerdere afdelingen met eigen systemen? Wie heeft contact met de stakeholder? “)
- …
Geloof je niet dat dit nog van toepassing is in deze tijden? Think again, onlangs op twee events nog meegemaakt. Ik zou van mijn stoel moeten vallen, maar helaas is het dagdagelijkse praktijk.
Digitale tools maken zoveel mogelijk dat de mensen die het thema genegen zijn, misschien je organisatie wel niet meer nodig hebben. Een paar tools verder organiseren ze zichzelf wel en lopen ze met je stakeholders weg.
Los van de leeftijd van je doelgroep: digitaal is here to stay en de jongere generaties (je toekomstige “klanten”) zijn er al. Zij verwachten digitale online omgevingen en die liefst ook waarde gedreven zijn. Ben jij het niet? Dan is een ander het wel. Zo snel gaat dat online.
Maar al te vaak bepaalt de huidige situatie wat je denkt nodig te hebben. Maar of dat echt problemen oplost? En of dat echt structureel een oplossing zal zijn? Technologie staat niet op zichzelf.
De mensen binnen je organisatie moeten evenzeer mee. Op elk niveau: van vrijwilliger, tot personeelslid tot bestuurder. Iedereen moet mee op de kar. Digitaal is geen laag verf aan de voorkant. Digitaal is in de kern veranderen. Innoveren om in de toekomst relevant te blijven.
We hebben geen budget?
Uiteraard heeft elke organisatie zijn budgettaire uitdagingen.
Maar reken eens mee:
- Wat is de tijd van je personeelsleden je waard?
Stel je medewerker werkt een dag om facturen uit te sturen. Facturen die via een tool met minder fouten waren uitgestuurd, sneller bij je stakeholders terecht kwamen en die in tijdsbesteding (zelfs met kwaliteitscontrole) binnen het uur buiten waren. Kortom 7u tijd voor je medewerker om inhoudelijk sterke dingen te doen. - Wat is de tijd van je vrijwilligers en bestuurders je waard?
Nemen je vrijwilligers en bestuurder communicatie taken op? Moeten ze beschikken over up-to-date gegevens? Wat is je online imago je waard? Brengt elke vrijwilliger dezelfde boodschap naar je stakeholders? Is alles op elkaar afgestemd? - Hoeveel wil jij spenderen om iemand van je doelgroep te bereiken?
Als eens uitgerekend wat een nieuw lid, een nieuwe stakeholder, … je waard is? Wat brengt hij op voor je organisatie als hij x jaar in de organisatie blijft? Wanneer dreigt je lid af te haken? Welke zijn de triggers? Zou je dat niet willen weten om daar actief op in te spelen? Als jij budget uitgeeft om communicatief sterker te kunnen uitpakken, trek je nieuwe mensen aan, krijgt je boodschap meer zichtbaarheid, hou je de bestaande mensen op de hoogte en met wat geluk scoor je ook financieel nog. - Wat is klantgerichtheid waard?
Klantgericht werken is de basis om relevant te blijven, nu en in de toekomst. De eindgebruiker is veranderd. En dat is niet anders in de non-profit wereld. Denk samen met je gebruikers na over hoe je relevant kan blijven. En kijk hoe digitaal je daarin kan helpen. - Wat is je bestaansrecht waard?
1 op de 5 organisaties dreigt binnen 5 jaar het licht te moeten uitdoen.
Relevant blijven in een online context is absoluut een must.
Dit speelt al op het niveau van communicatie en marketing. Laat staan op het niveau van digitale transformaties.
Privé-sector loopt vaak voorop
Op basis van ettelijke jaren in de non-profit ken ik het klassieke fenomeen.
Er zijn uitzonderingen. Er zijn sectoren en organisaties die innovaties in het hart dragen en daar sterk op inzetten. Mooi zo, een dikke pluim.
Maar ik zie helaas ook veel andere contexten.
Kijk naar de voorbeelden uit de privé –sector. Digitalisering om besparingen te realiseren. Dat horen we overal. Maar is dat echt de keuze van die ondernemers? Mijn inziens niet de enige reden (los van het feit dat ik daarvoor niet akkoord ben met de aanpak). Vaak is het een keuze om relevant te blijven. Hoeveel sectoren voelen de druk niet door opkomende digitale initiatieven? Waarom denk jij dat je organisatie wel relevant zal blijven?
Hola, wij zijn een mensen sector. Digitaal transformeren, dat kunnen wij niet maken. Mensen daar gaat het om, uiteraard zou ik zeggen. Daarom ligt mijn hart ook bij de non-profit. Maar is een beetje business dan zo slecht?
Digitalisering realiseert vaak besparingen, op diverse niveaus. Maar het geeft ook kansen. Kansen om nieuwe doelgroepen te bereiken, kansen om processen vlotter te laten lopen, kansen om je medewerkers meer tijd te geven om je doelgroep te bereiken, kansen om meer impact te realiseren.
Want gaat het daar uiteindelijk niet om? Maatschappelijke impact realiseren.
Waarom zijn we allemaal zo fan van sociale media als non-profit organisaties? Tuurlijk het is leuk, het is eenvoudig, we bereiken snel veel volk, …
Maar als je verkeerd aanpakt, bereik je niets.
Daarom een sterk pleidooi om je te laten trainen en coachen in de digitale wereld. En kijk verder naar enkel communicatie kanalen, kijk ingrijpender. Social media is een middel, net als technologie. Dat helpt om effecten te realiseren. Maar digitale transformaties zijn zoveel meer dan digitaal.
Want wat is de echte kern van een digitale transformatie: niet besparen of digitaliseren, maar als je het juist aanpakt net klantgerichter werken. Net meer tijd om maatschappelijk relevant te blijven en te zijn.
Klantgericht werken eist immers een cultuurverandering.
Dus niet enkel een nieuwe website met een mooie laag verf over. Daarmee geraak je niet ver. Digitaal transformeren gaat in het DNA van je organisatie kruipen.
Mensen zijn de sleutel in transformaties
Zoals Ilse Schorrewegen het perfect schetst in haar artikel op Bloovi: Mensen zijn de sleutel in digitale transformaties.
“Het zijn mensen die die transformatie trekken of blokkeren door weerstand. En ik ken geen enkele technologie die aan de slag gaat met weerstand: het zijn mensen die mensen over weerstand heen helpen.”
Ilse Schorrewegen
Ik volg helemaal in wat Ilse zegt :”Als je voor transformatie vanuit het geheel kijkt, is dat vele malen krachtiger dan de focus op details te leggen. Als ik denk aan fenomenen als KPI’s bijvoorbeeld. Dat gaat dan heel vaak over een detail van een detail van een detail waar we ons op blind staren.”
En daar zie ik het ook vaak fout lopen bij non-profit organisaties. Er wordt op bestuursniveau vaak gekeken naar meetbare of inschatbare factoren. Dat is belangrijk, maar je moet ook het geheel bekijken. Kijk naar wat digitaal voor je organisatie kan betekenen en hoe je organisatie daardoor kan evolueren. En hou daarbij rekening met de mensen in het verhaal.
Volg trends op.
Geen zin om een digitale transformatie te gaan? Laat je tenminste trainen en coachen over de mogelijkheden van de digitale wereld. En volg zelf de trends op die er spelen. Je zal versteld staan over wat er allemaal speelt. Luister al eens binnen je eigen organisatie. (en dan vooral bij de toekomstige generatie).
Conclusie
Denk na over wie je beslissingen laat nemen over je digitale plannen binnen je organisatie.
Denk niet enkel in termen van budgetten, maar kijk verder. Kijk ook naar het totale kosten plaatje (menstijd) en benut vooral de kansen die technologie bieden om inhoudelijk sterker te werken. Realiseer meer maatschappelijke impact door digitaal sterk te werken.
En aub, laat je extern begeleiden. Laat iemand de juiste vragen stellen en de echte mogelijkheden samen te bekijken met jou.
