Hoe zorg je ervoor dat digitalisering méér oplevert dan tools, en écht een verschil maakt voor je organisatie? Daarover ging Patrick van digiraf onlangs in gesprek met Geert Hoffbauer van “Elk Stapje Telt”, de podcast die Vlaamse professionals inspireert om bewust werk te maken van hun volgende stap. De hoogtepunten uit dat gesprek lees je in deze blogpost.
Liever luisteren dan lezen? 🎧
#1:Trek aan één digitaal draadje, en de hele organisatie beweegt mee
Wanneer organisaties nadenken over een nieuwe website, CRM of planningstool hebben ze de neiging om te focussen op wat zo’n tool moet kunnen en hoe die er visueel uit moet zien. Maar zodra je één digitaal draadje vastpakt, komt er automatisch veel meer mee.
Patrick: “Klanten contacteren ons vaak met een eenvoudige vraag. Zoals ‘we zoeken een app waar we onze planning in kunnen maken’. Maar wanneer je dat proces in kaart brengt, zie je dat planning misschien maar 20% van het geheel is. De andere 80% zit ergens anders, bijvoorbeeld in boekingen, communicatie of samenwerking. En net daar zit vaak de grootste winst. Digitale trajecten zijn zelden puur technisch. Ze maken onderliggende werkprocessen, keuzes en interne spanningen zichtbaar. En dat is precies de bedoeling: digitalisering moet geen laagje verf zijn, maar een momentum om je werking opnieuw tegen het licht te houden.”
#2: Luister écht naar je gebruikers
Veel organisaties maken digitale keuzes met de beste intenties, maar staan onvoldoende stil bij wat er écht nodig is. Terwijl net daar de sleutel ligt: vertrekken vanuit de noden van je gebruikers – medewerkers, vrijwilligers, cliënten – en dan samen bepalen wat er beter kan, en waar je naartoe wil.
Patrick: “Voor je beslist wat er nodig is op digitaal vlak, moet je weten waar het schoentje wringt. Dat hoor je niet door te gokken, maar door de juiste vragen te stellen. Wat werkt er vandaag niet voor hen? Waar lopen ze op vast? Vaak komen daar verrassende inzichten uit. Zo moest ik ooit bij één van onze klanten, waar we bezig waren met een websitetraject, nogal aandringen om een focusgroep met vrijwilligers te organiseren. De communicatiemedewerker luisterde anderhalf uur lang zonder tussen te komen. Toen we klaar waren, zei ze: ‘wow, ik heb hier genoeg inspiratie uit gehaald voor de marketing van de volgende 4 jaar’. Allemaal inzichten die ze zonder dat gesprek waarschijnlijk nooit op tafel had gekregen.”
#3: Geef geen vis, maar leer mensen vissen
“Kunnen jullie dat probleem komen oplossen voor ons?” Het is een vraag die Patrick vaak hoort van organisaties die vastlopen in hun digitalisering. Maar bij digiraf streven we er net naar om het omgekeerde te bereiken: dat teams zélf inzicht krijgen in hun processen, en leren hoe ze goede keuzes maken.
“We kunnen natuurlijk wel een tool installeren,” zegt Patrick, “maar dan geef je gewoon een vis. Wij willen liever dat mensen zelf leren vissen. Dat ze begrijpen wat hun processen zijn, hoe ze prioriteiten stellen, en hoe ze op basis daarvan digitale keuzes maken die écht werken. Want daar zit de échte impact. Niet in de software, maar in de mensen die ermee werken. Zodat ze zelf in staat zijn om technologie in te zetten als hefboom, en niet als breekpunt.”
“Je kan zelf een oplossing aanreiken, of je kan mensen leren denken in processen en keuzes. Bij digiraf geloven we dat alleen dat laatste werkt op lange termijn.”
#4: Pas op voor het blinkende etalage-syndroom
Het is een klassieker: je koopt een tool omdat hij mooi oogt, intuïtief aanvoelt of omdat een collega-organisatie ermee werkt. Maar zodra je dieper kijkt, blijkt hij helemaal niet afgestemd op jouw werking.
Patrick: “Ik moet altijd denken aan één specifiek voorbeeld. Ik had afgesproken met iemand van een organisatie voor een kennismaking. Enthousiast vertelde hij me dat ze net een super gebruiksvriendelijk CRM-tool hadden aangeschaft. Iedereen was er blij mee, alleen… hun kernwerking bestond uit het organiseren van activiteiten. En net dat ondersteunde het systeem niet. Activiteitenbeheer zat er simpelweg niet in. Maar de demo van de leverancier zag er veelbelovend en gebruiksvriendelijk uit, dus ze hadden het toch gekocht.”
Daarom is het cruciaal om te vertrekken vanuit je processen. “Wat moet er precies ondersteund worden? Wat moet er opgelost worden? Pas daarna komt de vraag: welke tool past daarbij?
Een tool is geen doel op zich. Het is een middel. En geen enkel middel werkt als het niet vertrekt vanuit jouw context en noden.”
#5: Zonder digikapitein is het schip stuurloos
Digitale verandering houdt meer in dan alleen maar technologie en plannen. Het vraagt om iemand die de krijtlijnen uittekent. Iemand die de vinger aan de pols houdt, beslissingen neemt én ervoor zorgt dat iedereen aan boord blijft van het digitale schip. Bij digiraf omschrijven ze die persoon heel treffend als ‘de digikapitein’
Patrick: “Eén van de eerste vragen die we altijd stellen als we in een organisatie binnenkomen, is wie er verantwoordelijk is voor digitaal. Nog veel te vaak blijft het oorverdovend stil. Niemand die die rol formeel opneemt, en dat is jammer. Want zonder duidelijk aanspreekpunt blijft digitalisering iets dat “erbij komt”. Een los project extraatje dat in de bak belandt van wie toevallig op dat moment nog een gaatje over heeft in zijn agenda.”
Zo’n digikapitein hoeft trouwens absoluut geen IT’er te zijn, verduidelijkt Patrick. “Iemand die inzicht heeft in het reilen en zeilen van de organisatie, die begrijpt waar het wringt en wat er nodig is: dat is veel belangrijker dan technische skills. Want door iemand verantwoordelijk te maken voor digitaal, worden de keuzes die je maakt vanzelf ook een stuk strategischer. Dat is wat echte, digitale slagkracht mogelijk maakt.“
“Als digitaal iets is waarvoor iedereen en niemand verantwoordelijk is, dan wordt het al snel iets ‘voor als er ooit nog eens tijd over is’ ”
Ook een serieuze, digitale sprong voorwaarts maken, zonder de mensen in je organisatie uit het oog te verliezen?
Neem gerust contact met ons op & vertel ons alles over jouw digitale toekomstplannen!
Hulp nodig om digitale stappen te zetten?
Wij helpen jou en je organisatie graag vooruit!
