Efficiënt samenwerken is zinvol samenwerken
Stellen jullie je ook soms de volgende vragen?
- Hoe zorgen we ervoor dat de focus van onze medewerkers op hun kerntaken blijft liggen en niet op de administratie errond?
- Kunnen we de digitale systemen voor ons laten werken?
- Hoe reduceren we het aantal manuele handelingen?
- Hoe kunnen we onze werkprocessen afstemmen op de noden van onze leden?
- Hoe motiveren we onze medewerkers om onze nieuwe computerprogramma’s ook efficiënt te laten gebruiken?
- Hoe zorgen we dat vrijwilligers zich door ons systeem ondersteund voelen in hun taken?
Wie in social profitorganisaties aan de slag gaat, kiest voor een mensgerichte job. Toch komt er bij die job ook vaak veel administratie kijken. Veel medewerkers uit de social profit hebben het gevoel dat ze steeds meer met administratie en registratie bezig zijn en dat ze hier niet altijd veel return van krijgen. Digitale systemen ondersteunen hen niet altijd voldoende in hun werk.
Bovenstaande vraagstukken zijn dan ook tekenen aan de wand dat jullie je werkprocessen efficiënter kunnen inzetten.
Werkprocessen optimaliseren
Werkprocessen zet je in om jullie organisatiedoelen te bereiken. Elk werkproces bestaat uit een reeks handelingen die manueel gebeuren of die ondersteund worden door een digitaal systeem. Om jullie werkprocessen te optimaliseren werken we rond één centrale vraag: wat zijn voor jouw social profit organisatie de kerntaken? Dat is de kern waar alle werkprocessen om draaien.
Wil je graag ondersteuning bij het optimaliseren van je werkprocessen?
Wat heeft de klant nodig?
Alles wat in social profit organisatie gebeurt, is in functie van de klanten van die organisatie: leden, bewoners, kinderen, jongeren, ouders, vrijwilligers, donateurs,… Of je nu als begeleider, opvoeder, leidinggevende, klusjesvrouw, administratief bediende of boekhouder werkt, uiteindelijk doe je het allemaal voor de klant. Elk intern werkproces begint en eindigt bij die klant. Het zal jullie dan ook niet verbazen dat de noden van de klant essentieel zijn wanneer jullie je werkprocessen in kaart brengen. Bekijk jullie organisatie (en wat jullie te bieden hebben) dus zeker ook door het oog van jullie klanten.
Hoe optimaliseer je de werking van je organisatie?
Een contactmoment met een klant zet heel wat in gang in jullie organisatie. Voor én achter de schermen, zowel binnen jullie organisatie als samen met de klant. Breng daarom alle stappen van jullie werkprocessen nauwgezet in kaart, beginnend en eindigend bij de klant.
Waarom het optimaliseren van de kernprocessen een must is?
- Het geeft een beeld op jullie huidige situatie
- Je brengt een gesprek op gang tussen medewerkers
- Je krijgt een beeld wat je nodig hebt
- Je elimineert onlogische stappen
- Een leverancier kan hiermee aan de slag
- Je houdt de touwtjes zelf in handen
Kies de juiste systemen voor de juiste taken
Hebben jullie al jullie stappen geïnventariseerd?
Bekijk dan welke taken en systemen jullie vooruit helpen en welke processen jullie beter kunnen schrappen of aanpassen. Op die manier kunnen jullie groeien van een organisatie waar medewerkers het gevoel hebben een slaaf te zijn van systemen, naar een organisatie waar medewerkers meer plezier beleven aan hun taken en waar klanten op een efficiënte manier geholpen worden.
Aan de slag met digiraf
Hoe pakken we dit aan?
Willen jullie graag efficiënter (samen)werken binnen jullie organisatie? Wij helpen jullie op weg. Samen met jullie brengen we werkprocessen in kaart. We vereenvoudigen en verbeteren ze en maken ze schaalbaar. We zorgen er samen voor dat de inspanningen die mensen binnen jullie organisatie leveren, meer effect hebben. Zo verhogen we de efficiëntie binnen jullie organisatie.
In een werkgroep met medewerkers én klanten van jullie organisatie zoomen we in op bovenstaande vragen. Daarbij zoeken we oplossingen die ook op de lange termijn succes blijven hebben.
