Procesbegeleiding – opstart van een nieuwe CRM omgeving

CRM: start goed

Een CRM project start je niet zomaar. Je maakt een keuze voor de komende 3 tot 5 jaar en raakt je organisatie in het hart van haar werking.

Je moet zorgen voor gedragenheid binnen en buiten de organisatie. Je moet een goed beheer hebben als resultaat van je project. Maar bovenal wil je effect op langere termijn voor je organisatie.

De investering in je database moet renderen. Je organisatie moet een digitale transformatie ondergaan zodat je ook de juiste dingen doet en de juiste oplossingen kiest.

Daarom begeleid ik je organisatie in dit proces.

We proberen maatwerk daarbij sterk te vermijden, maar net te focussen op pakketten die zo goed mogelijk aansluiten bij de wensen van de organisatie. Zo brengen we de noden van de organisatie in overeenstemming met de mogelijkheden van de pakketten. Dit brengt een beter resultaat op langere termijn en vooral een interessanter budget.

Ik hou rekening met de mogelijkheden van technologie, je doelstellingen van je organisatie, informatie veiligheid, security, privacy , data governance, … maar bovenal met de mensen in je organisatie. Of het nu je externe stakeholders zijn (klanten, leden, …) of je interne (management, bestuurders, medewerkers, …) Iedereen moet op dezelfde lijn zijn en samen dezelfde doelstellingen nastreven. Zo komen we tot een effect op langere termijn.

En daarom is vaak een vertaalslag nodig van de “business” van je organisatie naar een technologische of IT context.  Dan kan je onafhankelijk advies gebruiken alsook bijstand met raad en daad.
Ik sta je bij als architect van je project en ondersteun je bij het zoeken en vinden van de juiste partner.
Een match tussen jou en de partner is daarbij cruciaal.
Ik zorg voor de nodige overdracht naar de CRM leverancier.

Ik zet in op het effect op langere termijn door ook je team de nodige opleiding en kapstokken te bieden om je CRM op een vlotte manier te beheren. Maar evenzeer data op de juiste manier in te brengen om correctere data te garanderen. Bovendien leer je hoe je je CRM kan opvolgen en verbeteren in de toekomst.
Je krijgt ook inzichten in hoe je omgaat met rapportering en dashboards om je CRM een efficiënte tool te laten worden voor je organisatie.

Wat bekijken we samen?

  • Wat zijn de mogelijkheden van een moderne CRM omgeving?
  • Hoe brengen we de juiste data bij de juiste doelgroep?
  • Hoe managen we de effectiviteit van onze communicatie / relatie met onze doelgroepen?
  • Hoe optimaliseren we de efficiëntie van onze organisatieprocessen?
  • Hoe houden we informatie over onze leden en stakeholders up-to-date?
  • Hoe gaan we om met self-service ?
  • Hoe gaan we om met bestaande beperkingen en hoe kunnen we deze omvormen tot opportuniteiten?
  • Hoe zetten we technologie optimaal in om onze medewerkers meerwaarde te laten creëren voor onze leden en stakeholders?
  • Hoe meten en rapporteren we onze inspanningen?
  • Hoe integreren we PDCA cycle in onze processen?
  • Hoe pakken we interne processen aan? Analyse interne processen en voorstellen tot optimalisatie
  • Hoe zorgen we voor een “future-proof” organisatie?
  • Hoe integreren we management en CRM?
  • Hoe integreren we boekhouding met CRM?
  • Welke pakketten kiezen we?
  • Hoe houden we onze medewerkers aan boord in het verhaal?
  • Alle contacten zinvol integreren en up-to-date houden.
  • Hoe zorgen we voor een echte digitale transformatie binnen de organisatie?
  • Change management bij het team. Klantgericht denken en handelen
  • Hoe gaan we om met de registratie van data?

Wat krijg jij?

Ik zorg voor:

  • Opmaak van functionele beschrijving van het ideale CRM systeem voor de vereniging.
  • Processchema met suggesties voor je medewerkers in het beheer, onderhoud en opvolgen van je CRM omgeving. Met aandacht voor de langere termijn
  • Analyse van de aanwezige datasets en bepaling van de toekomstige datasets alsook welke data gemigreerd moet worden.
  • Bepaling van prioriteiten in functionaliteiten. Wat is er kritisch, absoluut noodzakelijk, wat is er mooi meegenomen, wat is er een wens, …?
  • Zoeken en vinden van de juiste partner binnen jouw budget.
  • Opmaak van een bestek/RFP voor je nieuwe CRM omgeving.
  • Analyse van de offertes en jurering bij de beoordeling.
  • Project overdracht naar de gekozen partner.
  • Begeleiding en ondersteuning doorheen het traject
  • Permanent klankbord voor de project verantwoordelijke
  • Training en ondersteuning voor je medewerkers
  • directe return van de inspanningen zodat er ook een financiële optimalisatie is voor de vereniging.
  • betrekken van je medewerkers bij het proces om het resultaat te optimaliseren.
    De make-or-break voor het effectief en efficiënt inzetten van een CRM ligt bij de mensen die de applicatie dagelijks gebruiken. Het gaat niet enkel over gebruiksvriendelijkheid, maar vooral over het ondersteunen van de juiste processen bij de juiste mensen. We proberen in de loop van het traject niet enkel de interne processen te optimaliseren, maar ook ownership te genereren bij zij die de applicatie zullen moeten gebruiken. Je medewerkers staan volop achter de uitgewerkte concepten aangezien ze de concepten mee hebben vormgegeven.
  • Hoe werken we met een PDCA – cycle. Concrete plannen, gerichte acties, adequate opvolging en controle, bijsturingen waar nodig.

Termijn

Voorziene doorlooptijd: 2 tot 4 maanden.

Ik werk in sprints van twee weken voor de uitvoering van het advies traject. De sprints worden qua prioriteiten samen met de klant ingevuld. Dit zorgt voor de nodige flexibiliteit, maar ook de nodige tijd voor de klant om invulling te geven aan het traject. Elke sprint werkt op een Plan, Do, Check, Act cycle. Elke sprint bouwt verder op de vorige stappen en is een verdere iteratie van de zaken die er al zijn bereikt op dat moment.

Afhankelijk van de af te stemming timing/beschikbaarheid kunnen sprints op elkaar volgen. Elke 2 weken zijn er terugkoppelmomenten voorzien (fysiek, digitaal, conf. Call, …) om de voortgang te bekijken/bewaken.

Voorziene timing binnen de organisatie: te bepalen in overleg

BTN_Contact