De zomermaanden komen eraan. Voor velen betekent dit vakantie, genieten van de zon en een welverdiende pauze.Â
Maar wat als je juli en augustus nu eens zou aangrijpen om wat intenser bezig te zijn met dat ene thema dat tijdens het jaar al eens op de to-dolijst blijft staan? Ja hoor, we hebben het wel degelijk over digitalisering 🙂Â
Wil je weten hoe je dit kan vastpakken op een laagdrempelige en plezante manier? Wij zetten je graag op weg met deze 5 tips
Tip 1: Maak een inventaris op van de digitale noden van je organisatie
Is digitaal geen prioritair thema op teamvergaderingen tijdens het jaar? Dan is de zomer een ideaal moment voor een interne inventarisatie. Laat je teamleden aan de hand van een leuke methodiek aangeven waar ze tegenaan lopen op digitaal vlak.Â
Ze moeten niet allemaal tegelijk rond een tafel gaan zitten (want de helft is waarschijnlijk toch op vakantie, haha), maar je kan een post-it-domino organiseren!Â
- Zorg dat er gedurende een afgesproken periode een stukje muur en kleurrijke post-its ter beschikking zijn.Â
- Laat mensen daar digitale frustraties of tijdrovers op noteren.Â
- In domino-stijl mogen collega’s gaandeweg eigen post-its bij hangen of aanvullen!
Wanneer iedereen terug uit verlof is, bespreek je het resultaat op de muur kort samen.
Tip: zorg dat je als leidinggevende het goede voorbeeld geeft en de muur wat ‘voedt’ als er niet spontaan veel beweging in komt.
Tip 2: Breng je huidige werkprocessen in kaart
Wat zijn de processen die je als organisatie dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks doorloopt? Uit welke kleine stappen bestaan die? Wie is waarvoor verantwoordelijk? En waar draait het regelmatig in de soep?
Is het bijvoorbeeld altijd een gedoe om een collega te vinden die een leefgroep wil overnemen wanneer een begeleider ziek is? Of heb je als leidinggevende elk jaar heel wat werk om verlofaanvragen verwerkt en in elkaar gepuzzeld te krijgen? Loopt de communicatie tussen onthaal en medewerkers niet optimaal bij aanmeldingen? Of komt er heel wat bij kijken om een contract eindelijk ondertekend te krijgen?
Â
- Start met één werkproces en probeer dat eens stapsgewijs uit elkaar te rafelen en te visualiseren. Wie doet eigenlijk wat in zo’n proces en wanneer?
- Toets het resultaat van je analyseerwerk op verschillende tijdstippen af met de mensen die op dat moment in huis zijn. Herkennen ze zich in het proces dat op tafel ligt? Waar ervaren zij knelpunten? Hoe denken zij dat het beter zou kunnen? Probeer op die manier zoveel mogelijk mensen die relevant betrokken zijn op het werkproces te horen tijdens de zomer.
Â
Tegen dat de zomer op zijn einde loopt, heb je ongetwijfeld een duidelijk beeld op de huidige werking en een schat aan ideeën hoe het anders kan. Op het eerste teamoverleg waar iedereen aanwezig is, kunnen jullie samen beslissen hoe het werkproces in de toekomst vlotter loopt.Â
Meer weten over werkprocessen?Â
Lees onze blogpost: de procesgedreven methodiek.
Tip 3: Maak een oplijsting van alle tools
Wist je dat mensen gemiddeld 17 verschillende systemen gebruiken om hun werk te doen? Dat is best veel! Zeker voor de mensen in je organisatie die niet zo fan zijn van digitaal.
Daag jezelf uit en lijst eens op hoeveel systemen er in jouw organisatie gebruikt worden door je medewerkers. Van e-mailprogramma tot uurregistratietool. Giet alles in een overzicht en beoordeel hoe effectief ze zijn.Â
Â
- Welke systemen worden vaak gebruikt, en welke liggen stof te verzamelen?Â
- Zijn er mogelijkheden om bepaalde tools te integreren of overbodige software te elimineren?Â
Â
Het wordt ongetwijfeld een verrassend boeiende oefening, die vaak meer dan één ‘aha of huh-erlebnis’ met zich meebrengt.
Tip 4: Smeed plannen voor het komende werkjaar
Op basis van de drie voorgaande oefeningen kan je starten met het opmaken van een concreet plan voor het komende werkjaar.Â
- Welke digitale projecten wil je realiseren als je de noden ziet op de domino-muur?
- Wat voor ondersteuning hebben mensen nodig om de beschikbare digitale middelen (nog) beter te gebruiken?
- Welke afspraken zouden de interne samenwerking kunnen verbeteren?
Het opstellen van een digitaal plan helpt om doelen concreet te maken en toont meteen aan je medewerkers dat je aan de slag gaat met hun input!
Leg het plan na de zomer op tafel en bespreek het met je collega’s. Leg zeker de link naar de domino-muur en de werkprocessen. Als mensen hun noden herkennen in de actiepunten, dan is de kans groot dat ze er zo snel mogelijk mee aan de slag willen gaan. Wees daarop voorbereid.
Â
Bonustip: Verdiep je in ideale zomerlectuur: onze blogartikelen
We beseffen dat jij doorheen het jaar misschien niet altijd tijd hebt om onze blogposts te lezen. De zomermaanden zijn het ideale moment om die achterstand wat weg te werken 😉Â
Op deze pagina vind je ze allemaal verzameld. Veel leesplezier!
