Herken je de situatie? Je bent bezig met een project, je bent een verandering aan het doorvoeren in de organisatie. Je bent een proces aan het lopen in de organisatie met diverse stappen, fases, … Er zijn veel vragen van collega’s. Alleen is het lastig om nu al antwoorden te geven want nog niet alles is duidelijk. Of het is voor het project of de verandering niet opportuun om nu al veel details te communiceren. Toch wil je collega’s geïnformeerd houden over de voortgang. Je wil hen betrokken houden bij het project, de verandering, het proces dat loopt. Dan komt het belang van proces communicatie naar voren.
Procescommunicatie = mensen betrokken houden bij het proces, ook wanneer ze er zelf niet actief mee bezig zijn.
De balans zoeken tussen mensen meenemen in het proces en toch niet alle inhoudelijke elementen te kunnen geven is een lastige. Mensen vragen concreetheid en jij kan die nog niet bieden. Toch wil je hen informeren. Want dat is noodzakelijk. (want er zijn vragen). De grootste valkuil is niet meer communiceren in dit stadium.
Je moet net wel communiceren volgens het gouden principe > zo concreet als mogelijk, zo vaag als nodig.
Ifv. het proces dat je aan het lopen bent, kijk je wat er al kan/mag gecommuniceerd worden. Je bepaalt voor jezelf wat er al concreet kan benoemd worden (wat geeft duidelijkheid?) en wat nog niet ? (waar blijven we beter wat algemener om verwarring te vermijden?).
Louter informeren over de opzet is ook niet voldoende. Je wil ook mensen betrokken krijgen. Je wil iets losmaken. Je wilt hen bv. enthousiast krijgen. Je wil tonen dat er perspectief is rond het proces. .
Het is dan ook niet genoeg om mensen te informeren over wat de opzet is van het proces, je moet mensen kunnen meenemen in het proces, in het verhaal dat geschreven wordt.
Focus op de beweging die de organisatie maakt. Minder op de concrete resultaten die gerealiseerd worden. bv. op de inhoud van de doelen die gesteld werden. Je gaat net wel tonen dat er evolutie zit in het proces. Verlies je dus niet in de details over wat je precies aan het doen bent. Toon juist de beweging die je aan het maken bent.
Vergeet daarbij niet om mensen te tonen. Maak duidelijk dat je collega’s mee doen, dat je samenwerkt over huizen/regio’s/afdelingen heen en dat er fijne reacties komen op het project.
Wanneer?
Goede procescommunicatie begint al bij de start. Toon dat er geluisterd wordt.
Wacht niet tot er resultaten zijn. Toon de beweging.
De sleutel naar goede procescommunicatie ligt bij de regelmaat van communiceren. Blijf mensen op de hoogte houden, ook zonder dat er op dat moment resultaten geboekt worden. Vergeet niet, je moet vooral de evolutie tonen van het project. Niet het resultaat.
Communiceer dus zeker 1 keer per x maand. Wanneer er vaart wordt gemaakt, kan dat iedere maand zijn. Of misschien is om de 2 maand net iets beter. Dat moet je voor jezelf bepalen.
Hoe?
Communiceer aan de hand van een vast format, zodat mensen meteen herkennen waar deze mail over gaat. Denk in termen van een nieuwsbrief!
Er zijn enkele sleutelelementen die van belang zijn bij procescommunicatie.
- Toon dat er evolutie is in het proces. Deel jullie successen en vertel dat er vooruitgang wordt geboekt.
- Zet gewenst gedrag in de spotlight. Maak duidelijk dat andere collega’s enthousiast meewerken aan het proces. Vertel aan de hand van voorbeelden en verhalen dat er beweging is in je organisatie.
- Toon dat er geluisterd wordt. Lijst enkele dingen op die je geleerd hebt van collega’s en dat je hun suggesties meeneemt in het proces.
- Toon dat het leuk is! Geef mensen goesting in je te helpen het proces tot een goed einde te brengen. Haal toffe reacties naar boven. Maar vooral, bedank de collega’s voor hun medewerking!
- Herhaal steeds het doel waar je naar toewerkt. Zo blijven mensen gemotiveerd.
- Bied perspectief op de (positieve) impact van het proces op de werkvloer. Blijf hen eraan herinneren dat iedereen baat heeft bij de veranderingen.
