“Werken aan het beleidsplan”
Is dat jouw belangrijkste to-do? Weet dan dat je zeker niet alleen bent. Heel wat social profit collega’s uit andere organisaties zijn op dit moment met hetzelfde bezig.
Het belang van een beleidsplan voor de komende jaren is niet te onderschatten. Vergelijk het gerust met een GPS, die iedereen in je organisatie de komende 5 jaar de weg wijst: medewerkers, maar ook vrijwilligers, bestuursleden en partners. Welke impact wil je maken, waarin ga je investeren en hoe kan je organisatie groeien? Het zijn stuk voor stuk zinvolle vragen, waarop je beleidsplan een antwoord formuleert.
Digitaal in je beleidsplan als social profit organisatie?
Digitaal kan zomaar uit de beleidsuitdagingen komen voor de komende jaren.
Waar zet je op in? Hoe pak je het aan?
Hoe zet je de digitale uitdagingen om in strategische doelstellingen?
Hoe vertaal je digitaal in operationele doelstellingen?
Zet je in op datagedreven werken? Wil je actuele rapportage?
…
Bepaal je digitale vlag
Omschrijf je digitale visie en maak hierbinnen een duidelijke keuze.
- Digitaal strategisch werken waarbij je een totaal oefening doet en vanuit een duidelijk toekomstbeeld strategie bepaalt voor de komende jaren.
- Een digitaal project bijvoorbeeld om toe te werken naar een nieuw systeem, het optimaliseren van het gebruik van een bestaande tool … (bv. voor relatiebeheer in CRM, documentenbeheer, een nieuwe website voor je doelpubliek, voor je vrijwilligers of een intranet voor medewerkers?)
- De dagdagelijkse operationele werking vlotter laten lopen door digitaal ondersteunend te laten werken
- Data gedreven werken: vanuit data tot datagedreven beslissingen komen via relevante rapportage
- Digitale cultuur versterken: wil, skill en maturiteit rond digitaal in je organisatie versterken
- Versterken van de digitale competenties voor je medewerkers, vrijwilligers, doelpubliek, … ifv. dagdagelijkse werking en/of project matig werken en/of een digitaal project vastnemen.
Hoe wij werken: het digitaal kompas
Bij digiraf pleiten wij ervoor om naast een beleidsplan ook een digitaal plan uit te werken. Zo’n digitaal kompas is essentieel om alle neuzen in je organisatie in dezelfde richting te krijgen en samen naar een gewenste toekomst te werken.
Waarom zijn wij voorstander van zo’n digitaal kompas?
- Het laat je toe om uit te zoomen en strategische beslissingen te nemen in functie van je organisatiedoelen en met respect voor je missie & visie
- Het zorgt voor focus. De digitale wereld verandert in een razend tempo, waardoor de verleiding groot kan zijn om blindelings op nieuwe trends te springen. Een digitaal kompas dient als buffer tegen impulsieve beslissingen
- Je geeft digitalisering in jouw organisatie de tijd en ruimte die het verdient. Want vergis je niet: een digitaal kompas uitwerken doe je niet op 1-2-3…
Een digitaal kompas bestaat uit 3 onderdelen:
- Je digitale toekomstbeeld als organisatie. Net als in een beleidsplan nemen we ook hier 5 jaar als tijdshorizon.
- Je digitale strategie. Vergelijk het met strategische doelstellingen in je beleidsplan, die je toekomstbeeld een pak concreter maken
- Je digitale roadmap. De digitale vertaling van de operationele doelstellingen in je beleidsplan. Hoe ga je van de situatie zoals ze nu is naar de gewenste situatie op 5 jaar? Welke mijlpalen zijn er op die route, en hoeveel tijd en budget moet je uittrekken om die tussentijdse doelen te halen?
Hoe begin je aan zo’n digitaal kompas?
Stap 1: teken je digitale toekomstbeeld uit
Een goed plan begint bij een digitaal toekomstbeeld:
- Waar wil je als organisatie naartoe bewegen?
- Waar ligt de toekomst op digitaal vlak voor je organisatie?
Belangrijk: vertrek hierbij altijd vanuit reële noden en verwachtingen van klanten en eindgebruikers. Als je die niet helder in kaart hebt, ben je sowieso blind aan het varen. Starten met een digitaal kompas kan dus niet zonder met hen af te stemmen.
Stap 2: ontwikkel een digitale strategie
Maak het digitale toekomstbeeld van hierboven concreter door haalbare doelen te stellen.
Volgende vragen kunnen daarbij helpen:
- Welke noden van klanten en eindgebruikers wil je verbeteren?
- Welke processen moet je hiervoor aanpakken of introduceren?
Beschouw zo’n digitale strategie gerust als een intentieverklaring aan het adres van de klant en de eindgebruiker:
“Deze problemen willen we verbeteren of oplossen”
“Hier gaan we op inzetten in de komende periode.”
Stap 3: breng je digitale roadmap in kaart
Als derde stap ga je vooruitkijken naar de middellange termijn. Vertrek van het digitale toekomstbeeld en de digitale strategie om logische, operationele mijlpalen te bepalen. De digitale roadmap concretiseert hoe de organisatie van de huidige situatie richting het toekomstbeeld zal evolueren. Overzicht, haalbare timing en realistische stappen zijn hier cruciaal.
Voorbeeld van een operationele mijlpaal: “Er is een duidelijk beeld op welke rapportage de organisatie nodig heeft.”
Wist je dat een beleidsplan en een digitaal plan veel met elkaar gemeen hebben?
Ons digitaal kompas is klaar, en nu?
Na een digitaal kompas ga je aan de slag om je plannen te realiseren als organisatie. Vanuit het digitaal kompas werk je naar de opmaak van een begroting / budget om naar je vlag toe te werken. Je verconcretiseert de plannen en gaat aan de slag.
Zet je digitaal in op andere zaken?
Focus je op een specifiek digitaal project? Hiervoor kan een vereenvoudigde versie van het digitaal kompas gemaakt worden.
Wil je meer data gedreven werken? Ook hier kan een vereenvoudigd kompas werken om focus te brengen.
Ook voor andere digitale focuspunten kan je bekijken of je vanuit een strategische en integrale kijk het aanpakt of vanuit een project modus. Door dit goed helder te hebben, maak je zinvolle keuzes in je beleidsplan.
