Over de organisatie
Naam: Pegode
Sector: Welzijnssector – ondersteuning mensen met een (vermoeden van) een beperking.
Over de organisatie: Pegode is een Antwerpse organisatie die meer dan 800 mensen met een (vermoeden van) beperking ondersteunt. De vzw biedt begeleiding rond wonen, werken en vrije tijd. Dat doen ze gedecentraliseerd en buurtgericht: cliënten kiezen zelf hoe ze hun ondersteuning organiseren en vormgeven. Maatwerk vormt de kern van de werking van Pegode, verspreid over 27 locaties in de Zuidrand van Antwerpen en gedragen door een team van ongeveer 230 medewerkers.
De uitdaging voor de organisatie: Als knutselen niet meer genoeg is
De organisatie merkte dat hun website totaal niet meer voldeed aan hun ambitieuze communicatie-doelen.
“Zo willen we in de toekomst meer inzetten op het delen van interessante content”, vertelt Inneke. “Maar onze huidige CMS is daar helemaal niet op voorzien. Als iemand bijvoorbeeld interesse heeft in een bepaald thema, verschijnen er geen gerelateerde onderwerpen of suggesties.
Bovendien is de website niet afgestemd op onze buurtgerichte werking. Als iemand op zoek gaat naar vrijetijdsactiviteiten in Niel, krijgt die persoon geen suggesties voor andere relevante diensten in diezelfde regio.
Ook doorverwijzers geven aan dat ze moeite hebben om online hun weg te vinden op ons platform.
Allemaal dingen die we niet zomaar kunnen oplossen door wat te knutselen aan de huidige website.
"We hadden dus een nieuwe website nodig. Maar hoe begin je daaraan?”
Waar de organisatie naartoe wil: de nieuwe website
Pegode wilde een moderne, gebruiksvriendelijke website, afgestemd op cliënten, doorverwijzers en medewerkers en hun communicatie-doelen.
Van a naar beter: de kracht van luisteren naar je doelgroepen
De eerste stap was het samenstellen van een sterke werkgroep.
Inneke: “We hebben bewust gekozen voor een diverse werkgroep, met niet alleen leidinggevenden, maar ook collega’s uit de verschillende diensten en medewerkers die dagelijks met cliënten werken.
"Dat was cruciaal om iedereen mee te krijgen en ervoor te zorgen dat de website zou aansluiten bij de noden van onze hele organisatie.”
Maar de belangrijkste stap, die lag in het bevragen van de mensen voor wie de website bedoeld is. “Onze cliënten, partners en doorverwijzers betrekken, is zo verweven met onze visie als organisatie, dat het heel natuurlijk aanvoelde om dat ook bij dit project te doen”, zegt Inneke.
“We hebben daarom 3 verschillende focusgroepen georganiseerd. Daarin hebben we heel gericht bevraagd wat ze goed vinden aan de huidige website, wat ze missen en waar ze tegenaan lopen.
"Dankzij die input wisten we precies waar de pijnpunten zaten.”
Op basis van die info bouwde digiraf wireframes: klikbare modellen van de verschillende pagina’s, zonder lay-out. “Zo konden we de structuur testen en daarna bijsturen”, legt Inneke uit.
“Die wireframes hebben we vervolgens opnieuw voorgelegd aan de focusgroepen, zodat ze meteen konden zien hoe we hun feedback hadden toegepast.”
Het resultaat: dat zalige YES!-gevoel
“We zijn uiteindelijk geëindigd met een heel uitgebreid lastenboek,” zegt Inneke.
“Toen we dat aan verschillende websitebouwers voorlegden, waren die echt onder de indruk.
Dat gaf ons echt een YES!-gevoel: ons harde werk heeft écht iets opgeleverd. Die uitgebreide documentatie zorgt er ook voor dat de websitebouwer die we uiteindelijk hebben gekozen snel kan schakelen. We hopen de website tegen het einde van het jaar live te kunnen zetten.
Dat de structuur vastligt en het denkwerk al achter de rug is, geeft ons enorm veel rust.”
Werk maken van een nieuwe website: 5 tips van Inneke
- Waak erover dat je niet alles tegelijk begint aan te pakken
“Wij hebben nog heel wat digitaal werk op de plank liggen, en dan is het soms verleidelijk om overal tegelijk te willen invliegen. Op aanraden van digiraf deden we dat niet en pakken we project per project aan, verspreid over meerdere jaren. Dankzij die focus konden we met de website veel stappen vooruit zetten op relatief korte tijd.”
- Zorg voor een inclusieve werkgroep
“Het heeft weinig zin om een werkgroep op te richten waar alleen leidinggevenden aan tafel zitten. Zorg dat er mensen uit alle lagen van je organisatie mee aanschuiven.”
- Een goed uitgekiemde communicatiestrategie bespaart je werk
“Wij hadden het geluk dat we voor de start van het traject met digiraf net onze nieuwe communicatiestrategie hadden afgeklopt. Daardoor hadden we onze doelstellingen heel helder, en verloren we geen tijd met nadenken over de vraag waarvoor onze website precies moest dienen.”
- Bevraag de mensen voor wie je de website maakt
“Het kan verleidelijk klinken om deze stap gewoon over te slaan, om zo snelheid te maken. Maar alsjeblieft: doe het niet! Vraag aan de toekomstige websitebezoekers wat ze nodig hebben en wat ze vandaag nog missen. Wij deden dat via focusgroepen, maar er zijn vast nog wel meer manieren mogelijk.”
- Stel de gebruiker centraal - het gaat niet over jou
“Aansluitend bij het vorige: laat het beeld dat jij hebt van wat zo’n website hoort te zijn zoveel mogelijk los. Het gaat niet over wat jij tof of belangrijk vindt. Wel over de mensen die je helpt door die website te bouwen.”
