It’s the most wonderful time of the year…of dat zou het toch moeten zijn. Maar voor je verlof echt van start kan gaan, is er nog die ene to-do die je elk jaar opnieuw grijze haren bezorgt: de kerstmailing van je organisatie versturen. Stress! Want hoe begin je in vredesnaam met het verzamelen van al die mailadressen? Hoe zorg je ervoor dat je zeker niemand meerdere mails stuurt of -erger nog- iemand over het hoofd ziet? In deze blog vertellen we je hoe helpend het kan zijn om daar een glashelder werkproces van te maken.
Het verhaal van Jana (*)
We nemen je mee op sleeptouw naar één van de organisaties die we bij digiraf onlangs mochten begeleiden. Daar was Jana (*) verantwoordelijk voor de jaarlijkse mail met eindejaarswensen. Eén van de hindernissen die ze daarbij moest nemen, was ervoor zorgen dat die mail in de inbox van de juiste mensen zou belanden.
“Verzamel alle contactgegevens gewoon in de centrale Excel,” zeiden haar collega’s haar. “Dan kan de kerstmailing zeker eind deze week de deur uit.”
Het zweet brak Jana al uit bij het idee alleen al
Want in tegenstelling tot haar collega’s, besefte Jana donders goed dat er meer bij kwam kijken dan zomaar een paar mailadressen in een gedeeld excelbestand zwieren. Nee, ze zou ook uren van haar kostbare tijd kwijt zijn aan deze manuele taken:
- de lijst ontdubbelen in excel
- de lijst checken op schrijffouten
- de lijst checken op contactpersonen die de mailing toch niet moeten ontvangen
- de lijst importeren in het mailprogramma, waarmee de mooi opgemaakte mail uiteindelijk zou worden verstuurd.
Alleen had Jana één groot probleem: geen enkele collega was op de hoogte van al die kleine, verborgen taakjes die kwamen kijken bij het werkproces ‘kerstmailing versturen’.
Een typisch geval van ruis.
Wat je hierboven leest, is een typisch geval van ruis. Meer specifiek kampte deze organisatie met ruis op het werkproces ‘contactgegevens bijhouden’.
Dit merkten we zowel bij de medewerkers als in de organisatie zelf.
Symptomen van ruis bij medewerkers:
🫥 Niemand weet hoe een bepaald proces verloopt en wat de te volgen stappen zijn.
🫥 Er is wel een vaag idee over de verschillende stappen, maar niet over de volgorde of de reden erachter.
🫥 Het proces in kwestie loopt totaal niet vlot, waardoor collega’s het allemaal op een andere manier gaan doen. De ene medewerker houdt contacten bij in Excel, de andere in een Outlook-adresboek, nog een derde in een papieren schriftje…
Symptomen van ruis bij organisaties:
🫥 Collega’s hebben geen idee van het bestaan van bepaalde werkprocessen
🫥 Er bestaan veel alternatieve werkwijzen voor één werkproces
🫥 Werkprocessen die niet vlot lopen, vragen om veel manueel werk. Dat vreet tijd en energie.
Wat zijn de gevolgen van ruis?
De concrete gevolgen van ruis op het werkproces ‘contactgegevens bijhouden’ (en bijgevolg dus ook op ‘kerstmailing versturen’) zouden er zo uit kunnen zien:
- geen beheerde, centrale contactenlijst
- veel manueel werk voor medewerkers om contactgegevens telkens over te zetten van eigen lijstjes naar een centrale contactenlijst
- veel werk om ingebrachte contactgegevens te ontdubbelen
- veel manueel zoekwerk om uit te vissen welke de meest up-to-date gegevens zijn bij dubbels
- tijdverlies omdat je collega’s achterna moet zitten om hun eigen lijstje met contactgegevens met jou te delen
- blijvend risico op ontbrekende contactgegevens in de centrale lijst
Hoe dat vanaf volgend jaar anders kan? Door deze werkprocessen in kaart te brengen en na te denken over hoe het makkelijker en efficiënter kan.
Geen idee hoe je daaraan begint? We zetten je hieronder op weg met een stappenplan.
Bye bye ruis, hello bruis! 🫧
De sleutel tot bruis in plaats van ruis zit bij dit voorbeeld in het werkproces ‘contactgegevens bijhouden’. Daar begint alles mee. Want hoe en waar iedereen contactgegevens bijhoudt, bepaalt wat je er daarna mee kan doen en hoe vlot dat gaat.
In 7 eenvoudige stappen evolueer je van ruis naar bruis. Je vindt ze in de afbeelding hieronder 👇
De voordelen van procesgedreven werken op een rij:
😊 meer duidelijkheid in je organisatie over taken en rollen
😄 betere communicatie en interne samenwerking
😁 minder manueel en dubbel werk
🤩 meer tijd voor kerntaken bij medewerkers
Net als Jana en haar collega’s liever samen met digiraf aan de slag?
Als je nog maar net start met procesgedreven werken, dan snappen we dat dat overweldigend kan zijn. Neem je die processen liever samen met één van onze ervaren procesbegeleiders onder de loep? Dat kan als je in 2024 één van onze bruispakketten boekt. Daarin kies je zelf hoeveel werkprocessen we samen vastpakken.
Heel graag tot in 2024. En, euh… succes met die kerstmail, hé! 🎅🏼
(*) De naam van de betrokken medewerker is fictief, haar uitdaging is daarentegen universeel 😉
