Overvolle mailboxen, een eindeloze reeks e-mails om een simpel overleg in te plannen, ontelbare spreadsheets in functie van overzicht en opvolging, veel manueel en dubbel werk… In veel organisaties is dit jammer genoeg maar al te herkenbaar! Het zijn veel voorkomende symptomen van iets dieper: inefficiënte werkprocessen.
Maar wat zijn dat eigenlijk ... werkprocessen?
De term proces heeft veel betekenissen en wordt in organisatiecontexten op vele manieren gebruikt. Even afstemmen dus!
1. Een proces, een manier waarop projecten aangepakt worden…
De term proces wordt vaak gebruikt om de doorloop van een project in de organisatie te beschrijven: van start tot einde.
Het project beschrijft het beoogde eindresultaat, de doelstellingen, de succesindicatoren, de fases, de acties, enz.
Het proces beschrijft de manier waarop: de aanpak, de drempels, de keuzes en bijsturingen, de geleerde lessen, enz.
Met andere woorden, het project geeft ons het “wat” en het “waarom”. Het proces onthult het “hoe”. Samen zijn ze wel het perfecte duo om organisaties tot succes te leiden.
Maar dat is niet wat wij bedoelen met ‘werkprocessen’.
2. Een proces, een geleidelijke verandering of ontwikkeling in de loop van de tijd…
Processen hebben vaak ook een meer filosofische betekenis. Denk aan een groeiproces, een ontwikkelingsproces, een veranderingsproces. In die betekenis vragen processen vaak iets meer tijd en zorgzame omkadering. Op organisatievlak kan een goede procesbegeleider hier een waardevolle rol in opnemen. Mensen in organisaties op een mensgerichte manier te laten meegroeien en meebewegen met de keuzes of richting van de organisatie is erg belangrijk, maar het is opnieuw niet wat wij bedoelen met ‘werkprocessen’.
3. Wat zijn werkprocessen dan wel?
Werkprocessen zijn een reeks opeenvolgende handelingen tussen een duidelijk start- en eindpunt in functie van een specifiek doel. Organisatieprocessen zijn sterk verbonden met de kernactiviteiten van de organisatie.
Veel voorkomende processen in social profit (sectorgebonden):
Welzijn
- een intake afnemen
- een begeleiding starten
- een begeleidingsplan opstellen
- een behandelingsplan bijsturen
- aanwezigheden registreren
- …
Socio-cultureel en jeugdwerk
- lid worden
- lidmaatschap vernieuwen
- vrijwilliger worden
- een activiteit publiceren
- inschrijvingen beheren
- een opleiding organiseren
- …
Herkenbare processen (sectoronafhankelijk)
- een factuur betalen
- een order aanmaken
- contactgegevens bijhouden
- contactgegevens updaten
- …
Werkprocessen beschrijven de handelingen die in organisaties gebeuren om het doel van het proces te bereiken.
Ze worden visueel weergegeven in procestekeningen of procesmodellen. Het visualiseren van werkprocessen maakt processen tot een sterk communicatie-instrument in organisaties, want werkwijzen in organisaties worden op die manier heel helder, transparant en gemakkelijk leesbaar weergegeven.
In die betekenis zijn werkprocessen de basis van procesgedreven werken. Procesgedreven werken betekent dat organisaties hun werking organiseren op basis van goed gedefinieerde, uitgetekende, gedeelde en geoptimaliseerde organisatieprocessen.
Procesgedreven werken helpt organisaties fundamenteel bij het:
- stroomlijnen en verbeteren van de interne (samen)werking,
- verhogen van efficiëntie binnen de organisatie,
- doelgericht samenwerken,
- uitdagingen in werkprocessen helder in beeld krijgen
- passende (digitale) oplossingen vinden,
- medewerkers meekrijgen in een veranderingsverhaal,
- communiceren met leveranciers of digitale partners.
Ben je benieuwd om meer te weten te komen over werkprocessen en de kanteling die ze in jouw organisatie kunnen inzetten?
Aarzel dan niet langer en contacteer ons vandaag nog!
Blijf bovendien op de hoogte via onze nieuwsbrief en social media kanalen, want in de komende weken geven we hands-on tips en tricks voor het in kaart brengen en uittekenen van werkprocessen in jouw organisatie! 🚀 #ProcesgedrevenWerken #KlaarVoorVerandering
