Het grootste compliment dat je als dienstverlener kan krijgen? Dat zijn bestaande klanten die opnieuw bij je komen aankloppen. Dat deed ook de Gezinsbond in 2023, nadat we hen eerder al hadden begeleid met hun algemene website en de uitwerking van een communicatiestrategie voor vrijwilligers.
Relinde Bingé, stafmedewerker Vrijwilligersbeleid: “Op vlak van informatica zijn we bij de Gezinsbond de afgelopen jaren een versnelling hoger geschakeld. Zo zijn we momenteel de uitrol van een nieuwe website én een nieuw CRM-systeem aan het voorbereiden. Naast onze ‘gewone’ website hebben we ook een aparte website voor vrijwilligers. Daarop vinden ze informatie en tips voor hun lokale werking. Over die website krijgen we vaak de feedback dat die niet overzichtelijk is. Niet als gebruiker, maar ook niet als beheerder. Voor we gingen aankloppen bij onze technische partner, wilden we eerst zelf de noden en prioriteiten helder krijgen. Om ons daarin te begeleiden gingen we opnieuw te rade bij Patrick en zijn team.”
Focusgroepen met vrijwilligers
Lang voordat de spreekwoordelijke spade in de grond ging om de nieuwe vrijwilligerswebsite te bouwen, stonden we stil bij wat die vrijwilligers nu eigenlijk nodig hadden. “Daarvoor heeft digiraf ons geholpen om focusgroepen te organiseren en te begeleiden”, vertelt Relinde. “Dat deden we in twee fases: helemaal aan het begin van het traject, om na te gaan wat de concrete noden van de doelgroep waren. En aan het einde, toen we wilden testen of de wireframes (schematische weergave van de toekomstige website, nvdr) logisch waren opgebouwd. Zo gingen we rechtstreeks in dialoog met de mensen voor wie de website bedoeld was. Heel boeiend was dat.”
Ook de medewerkers van de Gezinsbond kregen een actieve rol toebedeeld. “Zij kijken allemaal vanuit hun eigen functie en rollen naar die website. Daarom was het een absolute meerwaarde om ook hun perspectief mee te nemen. Doorheen het traject lieten we hen verschillende keren aanschuiven rond de tafel voor interactieve sessies, onder begeleiding van Marthe. Dat maakte dat diezelfde wireframes voor hen al heel vertrouwd en logisch aanvoelden”, zegt Relinde.
Handen uit de mouwen in de projectcel
Om de uitvoering van het project intern in goede banen te leiden, werd er een projectcel in het leven geroepen. “Daarin kwamen we maandelijks met een aantal collega’s samen om de vinger aan de pols te houden en de voortgang van het project op te volgen”, vult Relinde aan. “De begeleiding van digiraf zorgde ervoor dat we in die kerngroep niet alleen gingen denken, maar ook echt doen. Het was de ideale setting om concreet aan de slag te gaan met de inzichten uit de focusgroepen en workshops. Knopen doorhakken, en daarna het werk verdelen. We vroegen niet alleen collega’s die werken met vrijwilligers om in de projectcel te zitten. Er zat ook iemand van IT, iemand van communicatie en één van onze directeurs bij. Die diversiteit was absoluut een meerwaarde.”
Geen aparte website, wel een extra laag
Oorspronkelijk was het de bedoeling om na het traject over te gaan tot de bouw van een vrijwilligerswebsite 2.0. Maar door in gesprek te gaan met zowel de vrijwilligers als de medewerkers zagen ze bij Gezinsbond in dat er nog andere opties zijn. “De Gezinsbond online: dat is voor een vrijwilliger blijkbaar één pot nat”, zegt Relinde. “Of ze nu informatie opzoeken over spaarkorting of activiteiten beheren in de aparte toepassing die we daarvoor ontwikkeld hebben: voor hen is dat allemaal ‘op de website’. En dus lieten we het idee van die aparte vrijwilligerswebsite los. Als alternatief gaan we nu een extra ‘laag’ toevoegen op de nieuwe, algemene website die in de maak is, speciaal voor vrijwilligers. Zo zie je maar: het is één ding om van achter je bureau in Brussel iets te bedenken. Maar hoe de mensen in het veld daar dan naar kijken, dat is vaak toch nog iets helemaal anders.”
Niets bestaat dat niet iets anders aanraakt
Intussen is het traject afgerond, en hebben Relinde en haar collega’s helemaal helder hoe ze hun online communicatie naar vrijwilligers toe gaan aanpakken. Al bracht de samenwerking met digiraf ook een aantal interne to do’s aan de oppervlakte. “Het hangt uiteindelijk allemaal samen”, zegt Relinde. “Door na te denken over een website voor vrijwilligers kwamen er ook andere vraagtekens naar boven. Ons vrijwilligersbeleid blijft steeds in evolutie. Hoe we die verschillende rollen en engagementen in de toekomst verder willen organiseren: dat is huiswerk dat nog op de plank ligt.”
Het plan is om in 2024 en 2025 te starten met het ontwikkelen van de website. Iets waar ze bij de Gezinsbond erg naar uitkijken. “Welke muurtjes we eerst gaan bouwen, dat is op dit moment nog niet 100% duidelijk. Maar er is wel een grondplan, en alle bouwstenen liggen netjes uitgestald. En dat is helemaal dankzij digiraf.”
Zelf je website herdenken: 5 tips van Relinde
💡 Maak een retroplanning en communiceer die ruim vooraf
“Ik hou zelf nogal van structuur. Dat het team van digiraf aan het begin van de samenwerking een gedetailleerd stappenplan voorstelde, vond ik dan ook top. Daarin konden we terugvinden wat de verschillende fases waren, hoeveel tijd daar best tussen lag en wat we helder moesten zien te krijgen voor we over konden gaan naar de volgende fase. Op basis daarvan heb ik al zoveel mogelijk vergaderingen met de mensen van de projectcel vastgelegd voor het komende jaar. Handig, want veel van mijn collega’s zijn druk bevraagd.”
💡 Neem voldoende marge
“Aansluitend op het vorige: plan vergaderingen, workshops, strategische sessies en focusgroepen ook niet te strak in. Door af en toe een extra, blanco week in te calculeren, is het ook geen ramp als er toch eens een afspraak verplaatst moet worden.”
💡 Bewaak de diversiteit
“Bij de Gezinsbond werken we samen met vrijwilligers die al 20 jaar meedraaien, maar evengoed met mensen die pas enkele maanden actief zijn binnen een lokale afdeling. Zij hebben waarschijnlijk andere verwachtingen van die vrijwilligerswebsite. We hebben er dan ook alles aan gedaan om onze focusgroepen zo divers en representatief mogelijk samen te stellen. Dat kon alleen door ons flexibel op te stellen. Zo hebben we een aantal fysieke focusgroepen vervangen door een online variant, omdat het anders praktisch niet haalbaar was voor de deelnemers die wij er graag bij wilden hebben.”
💡 Gebruik methodieken als kapstok
“Ik vond het fijn dat digiraf voldoende ruimte liet voor discussies en open dialoog. Ook de methodieken die Marthe aanreikte tijdens de sessies, werkten heel goed. Zoals de MoSCoW-methodiek, waarmee je kan bepalen of een bepaalde functionaliteit een ‘must have’ of eerder een ‘nice to have’ is. Dat is iets dat ik intussen zelf al gebruikt heb in een brainstorm met collega’s.”
💡 Laat je leiden door een expert
“Wij hebben een heleboel expertise in huis. Maar in alles wat met digitaal te maken heeft zijn we veel minder thuis. Daardoor hebben we op voorhand de nodige stress gehad over dit project. We zagen niet eens alle puzzelstukjes die op tafel lagen, laat staan het hele plaatje. Achteraf gezien was die stress nergens voor nodig. We lieten ons leiden door digiraf. Zij stelden de juiste vragen op het juiste moment en zorgden ervoor dat de juiste mensen mee rond de tafel kwamen zitten.”
Het aandeel van digiraf in dit project
🦒 Opzetten en begeleiden projectcel doorheen het volledig project.
🦒 Voorbereiding & begeleiding focusgroepen met vrijwilligers
🦒 Workshops met medewerkers om verder te bouwen op de noden van vrijwilligers
🦒 Toewerken naar user stories: compacte beschrijving van een specifieke behoefte van een gebruiker (user) in de vorm van een kort verhaaltje (story)
🦒 Informatie-architectuur toekomstige website uittekenen (= visuele weergave van hoe de informatie op de website gestructureerd zal worden)
🦒 Wireframes toekomstige website uitwerken (op basis van alle input die uit de sessies met team Gezinsbond en vrijwilligers kwam)
🦒 Opleveren analyse-nota: een kant-en-klaar document waarmee de Gezinsbond naar de website bouwer kan stappen
Ook toewerken naar een website waarbij de gebruiker centraal staat?
Laat van je horen, wij doen niets liever!
Meer over dit project?
Relinde vertelt:
