Over de organisatie
Naam: vzw Zeplin
Sector: Zorg & Welzijn
Over de organisatie: vzw Zeplin overkoepelt twee Centra voor Ambulante Revalidatie (CAR) in Lovenjoel en Woluwe. Ze bieden intensieve, multidisciplinaire revalidatie aan kinderen met autismespectrumstoornis, ADHD, gehoorstoornis en complexe ontwikkelingsstoornissen. Het team telt 38 medewerkers en bestaat uit paramedici, artsen en administratieve medewerkers.
De uitdaging: torenhoge werkdruk en weinig ruimte om na te denken over digitale verandering
Op papier behoren de twee revalidatiecentra tot één en dezelfde organisatie, sinds een fusie in 2015. Maar in de praktijk was daar tot voor kort bitter weinig van te merken. “De vestigingen in Lovenjoel en Woluwe waren echt twee aparte eilandjes”, vertelt directeur Ilse Timperman. “De mensen die er werken, kenden elkaar nauwelijks.”
Ilse kwam aan het roer van CAR Zeplin op een moment waarop de organisatie al een half jaar zonder directie zat. Ze erfde niet alleen de kloof tussen beide vestigingen, maar ook een organisatie onder hoge druk. Ilse: “Vanuit Zeplin krijgen we van het Agentschap Zorg en Welzijn een financiering op basis van prestaties. Lees: op het aantal kinderen en ouders dat we verder helpen. Daardoor ligt de werkdruk hoog, en is er weinig tijd en ruimte om na te denken over hoe we de dingen op digitaal vlak beter en efficiënter kunnen aanpakken.”
Maar wat Ilse het hardst opviel, was niet de digitale chaos in de organisatie. Wel de reactie van haar collega’s daarop. “Intern hing er een sfeer van gelatenheid. Medewerkers die wel de juiste vragen stelden, maar in cirkeltjes bleven draaien.
‘Ja maar, dat kan niet’: da’s een zinnetje dat ik hier héél vaak heb gehoord.
Toen wist ik: dit pak ik beter niet alleen aan.
Waar Zeplin naartoe wil:
samen een digitaal plan voor de toekomst smeden
De digitale uitdagingen van vzw Zeplin waren groot, intern leefden er dan ook heel wat digitale frustraties. Telefoons die niet doorgeschakeld konden worden, een website die de helft van de tijd niet toegankelijk was, aanmeldingen van patiënten die nog met pen en papier genoteerd werden…
“De meest dringende dingen werden intern wel opgelost, maar het bleef vooral bij brandjes blussen.”
Het gevaar daarvan is dat je het lange termijn perspectief volledig uit het oog verliest.
Je blust het ene brandje, en het volgende staat alweer te smeulen.
“Soms veranderden we iets, om daarna te moeten vaststellen dat het toch niet de beste beslissing was. We wilden op digitaal vlak gefundeerde keuzes maken, liefst ook in de meest logische volgorde. En heel belangrijk: ik wilde daarvoor vertrekken van wat de mensen op de werkvloer echt nodig hebben. Niet de zoveelste beslissing van bovenaf, maar echte participatie. Dat mensgerichte zit ook in het DNA van digiraf, en heeft voor ons de doorslag gegeven om met hen in zee te gaan.”
Zeplin koos voor het Digitaal Kompas: een traject waarbij je samen met je team bepaalt waar je als organisatie digitaal naartoe wil, welke prioriteiten daarin tellen, en hoe je daar stap voor stap naartoe werkt.
Van A naar Beter:
van terughoudende collega’s naar meer eigenaarschap
Door de hoge werkdruk waren lange, fysieke sessies en verre verplaatsingen geen optie voor de medewerkers van Zeplin.
We kozen er daarom voor om het traject volledig online te laten doorgaan, zodat we iedereen maximaal zouden kunnen betrekken. Met een projectcel van acht medewerkers uit beide vestigingen gingen we aan de slag, op verschillende momenten gespreid over een half jaar.
Doorheen het traject brachten Ilse en haar team de noden in beeld en werkten ze een concrete roadmap uit voor de toekomst, telkens met input van verschillende medewerkers, en ook van een focusgroep met ouders.
Toch was er in het begin zeker ook terughoudendheid, zegt Ilse. “Kunnen we er niet beter direct invliegen, in plaats van zo lang stil te staan bij alles wat er niet goed loopt? Die feedback kreeg ik vaak. Maar gaandeweg zag ik de franken bij m’n medewerkers vallen. Zo was er één collega, die een week na de sessie over procesmatig werken met een volledig uitgewerkt flowchart aan mijn bureau stond. Drie standaard scenario’s uit ons nieuwe programma voor gehoorpatiënten, keurig in beeld gebracht met een tool waar ze nog nooit eerder mee had gewerkt.
Dat gevoel van ‘yes we can’, die hernieuwde goesting om dingen vast te pakken: het was heerlijk om dat te voelen groeien.”
Het resultaat: sneller schakelen op digitaal vlak
Intussen is het Digitaal Kompas van vzw Zeplin klaar, en dat merk je al volop in de dagelijkse werking. “Een aantal grote pijnpunten die tijdens het traject naar boven kwamen, hebben we intussen opgelost. Zo hebben we een nieuwe, tijdelijke website laten maken, zodat mensen ons online weer vlot kunnen vinden en contacteren. De teksten daarvoor schreven we met een aantal collega’s. We bouwden ook een digitaal aanmeldformulier, waarmee we op één week tijd 40 nieuwe aanmeldingen binnen kregen. Helemaal automatisch, zonder dat daarvoor iemand permanent de telefoon moest bemannen.”
En wat met de digitale plannen op langere termijn? Ook daar zijn ze nu beter op voorbereid.
Voor elk project ligt er een projectfiche klaar, die aangeeft wat er moet gebeuren, in welke volgorde, tegen wanneer en wie de trekker is. Dat geeft ons zoveel gemoedsrust.
Maar de mooiste verandering zit ‘m in iets wat ik op voorhand nooit had verwacht: dat de mensen in onze twee vestigingen meer naar elkaar toe zijn gegroeid. Medewerkers die elkaar vroeger nauwelijks kenden, beginnen nu spontaan de koppen bij elkaar te steken om af te stemmen. Daar ben ik ongelofelijk blij mee”, besluit Ilse.
5 tips van Ilse
- Erken dat verandering moeilijk is
“Alleen ga je sneller, maar samen kom je verder. Het zijn mensen die mee de verandering maken. Maar paradoxaal genoeg hebben wij het als mensen ook vaak enorm moeilijk met verandering. Dan helpt het als je iemand aan tafel hebt zitten die weet hoe je moet omgaan met die weerstand.”
- Betrek mensen breed, ook als dat logistiek niet evident is
“Als wij hadden gewacht tot de omstandigheden perfect waren, en we met iedereen fysiek een hele dag rond de tafel hadden kunnen zitten, dan stonden we nu nog nergens. Tegenwoordig kan samenwerken en brainstormen ook perfect online.”
- Neem je tijd
“Het is verleidelijk om direct in actie te schieten en de problemen waar je op botst direct op te lossen. Wij hebben ervaren dat je de tijd die je neemt om goed te begrijpen wat je exact nodig hebt dubbel en dik terugverdient.”
- Zorg voor een beeld dat blijft plakken
“Om je toekomstvisie heel concreet te maken, kan het helpen om te werken met iets visueels. Wij kozen -hoe kan het ook anders- voor het beeld van een zeppelin, die van wolk naar wolk reist op weg naar een stralende, digitale toekomst.”
- Durf bewust wachten (maar blijf intussen in beweging)
“Oorspronkelijk hadden we de ambitie om op relatief korte termijn met een volwaardig elektronisch patiëntendossier te komen. Maar omdat de manier waarop we als revalidatiecentra moeten samenwerken tegen 2028 grondig verandert, besloten we dat grote project voorlopig te parkeren. Dat betekent niet dat we stilzitten: we finetunen onze processen, maken afspraken en zetten al kleine stappen die we later kunnen uitbouwen. Zo werken we nu bijvoorbeeld met uniforme sjablonen voor onze verslagen.”
Vertel ons waar je tegenaan loopt en wat je graag opgelost wil zien op digitaal vlak. Tijdens een vrijblijvend gesprek denken we heel graag met je mee.
