Hoe ga je als organisatie digitaal sterk om met technologie?
Technologie is geen wondermiddel. Het gaat daarbij niet enkel over training over je technologie. Het gaat eerder op een digitaal verantwoorde manier omgaan met technologie en dan de technologie zo juist mogelijk en zo slim mogelijk inzetten. Als je op een juiste manier omgaat met digitaal ben je digitaal matuur aan het werk.
Digitale transformatie is een stevig woord. Digitaal betekent sowieso een grote verandering met veel impact voor je organisatie. Punt.
In dit artikel
- Tip 1: Start steeds met een digitale strategie en een toekomstbeeld
- Tip 2: Digitaal draait meer rond mensen dan rond technologie
- Tip 3: Processen boven technologie
- Tip 4: Digitaal vraagt passend leiderschap
- Tip 5: Zet in op een sterke digitale cultuur in je organisatie
- Tip 6: Letterlijk digitaliseren werkt niet
Digitaal stroomt doorheen de organisatie
Digitaal stroomt als water doorheen de gehele organisatie, overheen diverse processen, langs diverse mensen en diensten … Digitaal duw je niet zomaar in één hokje in een organisatie.
Professor Geert Van Hootegem van de KU LEUVEN, een expert op het gebied van innovatieve arbeidsorganisatie, doet daaromtrent een mooie uitspraak.
“Als die organisatie niet klaar is, mag je nog duizenden technologieën binnenbrengen: je zal geen digitale transformatie realiseren.”
Tip 1: Start steeds met een digitale strategie en een toekomstbeeld
Brandjesblussen is op digitaal niveau problematisch
In social profit organisaties werken heel wat gepassioneerde mensen. Van de cultuur tot in de sport. Van de zorg tot in communicatie. Medewerkers en vrijwilligers zetten hun beste beentje voor om een zo goede mogelijke ervaring te bieden.
We merken dat de druk op medewerkers steeds hoger ligt, maar ook de wil om er echt iets van te maken is er. Dagelijkse routinetaken nemen een dermate groot aandeel van de daguren in beslag, dat er voor toekomst werk en structurele verankering maar weinig tijd overblijft.
Zonder digitale strategie en een toekomstbeeld blijf je brandjes blussen en net daarom is waar je naartoe gaat, je koers en je richting op lange termijn zo belangrijk.
Wat we vaak zien als er geen digitale strategie en toekomstbeeld is:
- Dragen je kosten voor digitaal nu ook echt bij aan de doelen die je had gesteld als organisatie?
- Lost je technologie nu ook echt de nood in voor je interne en externe gebruikers?
- Zijn je digitale initiatieven wel goed op elkaar afgestemd? Zonder duidelijke koers zit je technologie in afzonderlijke kokers.
- Heb je de tijdsinvestering ook mee in acht genomen? Ja, de tijdskost wordt vaak vergeten in budgettering.
Bij elke nieuwe implementatie toets je dan of dit wel of niet past binnen het toekomstbeeld dat je voorop stelde.
Tip 2: Digitaal draait meer rond mensen dan rond technologie
Digitaal draait vooral rond de mensen die er mee aan de slag gaan. Zij kunnen de noden en frustraties het best benoemen. Ze weten wat de echte uitdagingen zijn binnen de organisatie. Ze kennen de taken van mensen door en door en kunnen dan ook het best inschatten wat logisch is. Zowel intern als extern.
Je wil natuurlijk inspelen op de noden van je eindgebruikers. Je medewerkers dienen op een goede manier om te gaan met die externe noden en die verzoenen met de interne noden. Dit vraagt een procesmatige benadering en vooral ook goede werkafspraken rond die processen. Een zorgzame aanpak rond noden van de gebruikers en/of doelgroep is essentieel. Actief luisteren naar die noden en daar dan goed op inspelen is een essentiële succesfactor voor digitaal.
Tip 3: Processen boven technologie
Een procesmatige benadering waarbij digitale technologieën je processen ondersteunen is essentieel. Technologie is slechts een beperkt onderdeel van digitaal. Een belangrijk onderdeel, maar zeker niet het meest bepalende onderdeel dat zorgt voor duurzame impact.
Je proces bepaalt de keuze voor specifieke technologieën
Elke organisatie is uniek. Je moet eerst een goed beeld hebben op wat je zelf nodig hebt en van daaruit keuzes maken. Niet zomaar kopiëren wat een ander doet.
De processen van je organisatie bekijk je vanuit 2 perspectieven:
- Efficiëntie voor je interne werking.
- Effectiviteit voor je externe gebruikers.
Een duidelijk beeld hebben van de end-to-end processen (=beginnend en eindigend bij de eindgebruiker) biedt een aantal opportuniteiten.
We denken aan:
- Mogelijkheden tot selfservice zonder of met geringe tussenkomst van een medewerker.
- Een logischere digitale ervaring voor de eindgebruiker.
- Efficiënter gebruik van data.
- Betere opvolging.
- …
Door te werken vanuit de prioritaire processen van je organisatie (=de kernactiviteiten) ga je effectiever kunnen inspelen op de noden van je gebruikers. Je neemt op een gestructureerde manier vragen vast als: Hoe kunnen we data echt laten werken voor onze organisatie? Welke afspraken zijn er nodig? Welke overbodige stappen kunnen we weglaten? Welke integraties zijn er nodig?
Tip 4: Digitaal vraagt passend leiderschap
Om digitaal sterk te werken heb je een goede interne samenwerking nodig, alsook een procesmatige benadering.
Dit vraagt passend leiderschap alsook het goed en zorgzaam omgaan met mensen.
Het gaat hierbij niet over hoe sterk de leider digitaal is, maar wel over hoe sterk de leider digitaal kan faciliteren in de organisatie.
Vergelijk het met een coach in de sport wiens rol het is om het team zo goed mogelijk laten presteren.
Digitaal leiderschap ligt niet noodzakelijk bij de mensen met de meest technische kennis of digitaal talent.
Tip 5: Zet in op een sterke digitale cultuur in je organisatie
De digitale cultuur die leeft in je organisatie bepaalt in sterke mate of je digitale aanpak succes zal hebben. Digitale cultuur kom je elke dag tegen, bij elke e-mail, bij elke document behandeling, bij elke interactie met je doelpubliek…
Digitale cultuur wordt gevormd door:
- wil > heb ik de nodige wil om digitaal in te zetten?
- skill > heb ik de nodige skills om digitaal in te zetten?
- maturiteit > zet ik digitaal op de beste en slimste manier in?
Tip 6: Letterlijk digitaliseren werkt niet
Digitaliseren werkt typisch niet goed, maar gebeurt echter al te vaak.
Een voorbeeld van digitalisering dat iedereen wel herkent
Vroeger lukte dat toch goed?
Als je vroeger op een niet-digitale manier met tien mensen samen aan één document moest werken liet je dit de tafel rond gaan. Iedereen corrigeerde en vulde aan met stylo en gaf het document aan de volgende. Op het einde was er één finaal document met alle correcties er op.
Sinds de komst van email..
Sinds de komst van e-mail pakken veel organisaties dit anders aan. Ze sturen een e-mail met het document in bijlage met de vraag om correcties toe te passen. We zien dat dit vaak meer problemen oplevert dan dat er worden opgelost. Iedereen past correcties toe en stuurt het eigen document terug richting afzender. Het Gevolg? Nu hebben we tien documenten ipv. één.
“Tja, dat digitaal werkt dan toch niet zo goed”… Neen op deze manier niet want we hebben nog steeds dezelfde werkwijze als vroeger; alleen gebruiken we nu e-mail om het document te sturen naar anderen.
Als je met een digitale blik naar diezelfde situatie kijkt, stuur je dat één document niet rond maar werk je samen aan dit document. Je zorgt voor een link naar één centraal document waarin mensen suggesties kunnen doen, reacties kunnen geven en correcties kunnen doorgeven. Op deze manier is er maar één versie van het document en werk je optimaal digitaal samen.
Dit is een eenvoudig voorbeeld, maar er zijn er nog zeer veel andere, het ene al complexer dan het andere:
- het invullen van formulieren (in 1 keer of in meerdere keren)
- opvragen van gegevens (via e-mail ipv. via self-service)
- het telkens opnieuw invullen van blanco formulieren (ipv. via vooringevulde formulieren)
- …
Aan de slag om technologie echt te laten werken voor je organisatie
Start vanuit een sterk digitaal kompas waarin je juiste keuzes maakt in functie van de toekomst.
- Vanuit het voordeel van je gebruikers. Waarom doe je het?
- Wat je zal doen om de waarom te realiseren. (En wat niet)
- Duidelijke milestones definiëren om te bepalen hoe je dit zal realiseren.
Zo blijf je gericht werken op een duurzame manier aan digitaal. Een kompas dat je opbouwt samen met de mensen in je organisatie. Vanuit gealigneerde processen en een sterk geloof in de digitale toekomst samen werken naar het doel toe. Je brengt mensen in hun sterktes en je benut de kansen van digitaal maximaal.
