Een digitaal project implementeren vergt een juiste aanpak vanaf de start
Draagvlak creëren bij je medewerkers voor impact op lange termijn
Voldoende draagvlak creëren is essentieel bij je medewerkers bij elk traject. Daarom is het noodzakelijk om van bij de start de nodige tijd te besteden aan de afzonderlijke stappen in een digitaal traject. Draagvlak pak je aan van bij de start van een digitaal project, niet op het einde. Een optimale samenwerking tussen uitvoerders en beslissingsnemers is van cruciaal belang.
Een duurzame aanpak met sterke focus op je medewerkers
Een duurzame aanpak op dit vlak werkt vooral vanuit de mensen die het moeten doen op het terrein. Je zet vooral sterk in op de goesting, waarbij je een correcte aanpak stimuleert eerder dan de stok achter de deur de houden. Hoe beter je medewerkers weten wat de goede manier is, hoe sterker. Je focust op het versterken van wenselijk gedrag eerder dan het “straffen” van ongewenst gedrag. Je zet de spotlight op alles wat goed loopt.
6 digitale stappen om elk project sterk te implementeren
- Bevraging op het terrein en inventarisatie
- Een stevige basis dankzij een goede voorbereiding
- Gerichte toetsing
- Haal drempels weg met zorgzame communicatie
- Uitrol en ondersteuning
- Opvolging en gerichte bijsturing
Stap 1 - Bevraging op het terrein en inventarisatie
Als eerste deel stap in elke digitaal project, is het essentieel dat eerst en vooral de verschillende werkwijzen en aanpakken in kaart worden gebracht zodat het duidelijk wat de beginsituatie is en hoe ver de spreidstand op dat vlak is. Je werkt immers toe naar collectieve afspraken. Aligneren van de aanpak intern is dan ook een must.
Wie heeft wat nodig? Wat is er allemaal? Wat zijn goede en slechte voorbeelden? Wie moet wat kunnen? …
Hierin kan je kiezen voor kwalitatieve en/of kwantitatieve bevragingen.
In de zoektocht voor Groep Maatwerk naar een systeem voor blended learning combineerden we een focusgroep en online bevraging. Ontdek het klantenverhaal van Groep Maatwerk.
Stap 2 - Een stevige basis dankzij een goede voorbereiding
Je legt de fundering, een stevige basis waarin er later mee gewerkt zal worden. Over deze funderingen moet er structureel worden nagedacht. Door samen aan hetzelfde koord te trekken zullen er processen gestroomlijnd worden, en zal je minder te maken krijgen met ad-hoc problem solving.
- Denken en juiste keuzes maken.
- Van ad-hoc naar structureel.
Tijdens deze fase kan het noodzakelijk zijn om hier en daar uit te breken en mensen gericht een aantal vragen te stellen.
Stap 3- Gerichte toetsing
De eerste uitgewerkte concepten moeten worden getoetst met een kleine groep voor try-out.
Op basis daarvan gebeuren bijsturingen.
Daarna kan een bredere toetsing gebeuren naar een geselecteerde groep van sleutelfiguren.
Zo haal je onduidelijkheden weg in deze fase en vermijd je drempels op langere termijn. Je schakelt nu iets trager, maar in de uitrol zal je snelheid winnen doordat je de grootste obstakels al bent tegengekomen in deze fase.
Stap 4 - Haal drempels weg met zorgzame communicatie
Tussentijdse procescommunicatie is essentieel
Goed communiceren tijdens een proces is cruciaal in elk digitaal project. Dankzij zorgzame procescommunicatie zorg je voor draagvlak in je organisatie.
In voorbereiding op de uitrol ga je hier ook gaan kijken welke rollen belangrijk zijn bij de uitrol en waar die sleutelfiguren zitten. Hier denk je aan:
- Ambassadeurs die kunnen helpen bij de uitrol op het terrein.
- Sleutelfiguren zoals leidinggevenden.
- Bredere groep medewerkers.
Denk na over eigenaarschap en aanspreekpunten
Door ook te zorgen voor aanspreekpunten waar mensen terecht kunnen, haal je onduidelijkheden weg en vermijd je drempels op langere termijn. Je schakelt nu iets trager, maar dit haal je later in doordat je de grootste obstakels al bent tegengekomen.
Stap 5 - Uitrol en ondersteuning
Je start de uitrol van de concepten, afsprakenkaders, …
Je zorgt voor de nodige ondersteuning bij opstart: opstart momenten, ondersteuning momenten, ….
Je zorgt voor de nodige taaktraining door medewerkers in de organisatie die collega’s helpen hoe ze het thema kunnen inzetten voor hun taken. Je werkt niet vanuit systeemtraining. (bijvoorbeeld hoe werkt sharepoint)
Stap 6 - Opvolging en gerichte bijsturing
Je volgt op & stuurt bij waar nodig.
Je kijkt of de afspraken gevolgd worden en denkt na over aanpakken om ervoor te zorgen als dat niet het geval zou zijn.
Je bewaakt dat de afsprakenkaders kloppen en zo nodig stuur je bij.
Opvolging gebeurt permanent en zien we als cruciale stap in het proces. We plakken hier geen tijd op, aangezien het zelfstandig binnen de organisatie wordt georganiseerd.
Werk stapsgewijs aan de digitale cultuur van jouw organisatie
Indien een traject impact heeft op de meerderheid van de organisatie is het een organisatiebreed traject. Dit betekent niet dat de volledige organisatie moet gaan nadenken over de oplossingen, wel dat de oplossingen die worden uitgewerkt voor iedereen een impact zullen hebben.
Je werkt aan een sterke digitale cultuur in jouw social profit organisatie. Je zorgt ervoor dat jullie digitaal project ook op lange termijn blijft werken. Je zorgt dankzij digitaal leiderschap voor een blijvende kanteling.
