Tussentijds communiceren neemt vaagheid weg
Herken je deze situatie in jouw organisatie?
Jouw social profit organisatie wil een nieuw project lanceren
Er is een team verzameld. De eerste stappen zijn gezet. De eerste meetings liggen vast. De eerste afspraken zijn gemaakt. De organisatie is betrokken. De medewerkers zijn mee met het verhaal en bevraagd. De finaliteit is duidelijk. Er is goesting in het project, want de meerwaarde is duidelijk. De bal is aan het rollen geraakt.
We zijn nu enkele maanden later
Jij volgde met veel belangstelling de start van het project, want het zou ervoor zorgen dat je je klantenwerk beter kon uitvoeren. Je was bevraagd in de eerste fase in jouw kennis van de klant. Je staat al te popelen dat er verandering zal komen, want je kan dit dan dadelijk toepassen. Je zit echter niet in het werkteam om aan het project te werken.
één probleem. Je weet niet hoever het project staat.
Er is vaagheid. Je hoort wel in de wandelgangen dat er iets minder goed loopt en dat het project waarschijnlijk vertraging zal oplopen. Maar eigenlijk ontbreekt er duidelijkheid. Je weet niet waar je aan toe bent.
Goede procescommunicatie helpt hierin.
In dit artikel:
- Draagvlak creëren door radiostiltes te vermijden
- Een best practice bij Passa Porta
- 3 sleutelelementen van goede procescommunicatie
Zorg voor draagvlak: zet de tussentijdse communicatie in je projecten op scherp
Als de radio plots niet meer doet, dan is de reflex: hij werkt niet meer. Hetzelfde geldt voor communicatie. Als je niets meer communiceert, dan gebeurt er niets meer. Er is geen betrokkenheid meer. Via informele communicatie loop je dan het risico dat het een eigen leven begint te leven in je organisatie.
De boodschap is hier: zet je formele communicatie over het project scherp en je behoudt draagvlak.
Het belang van goede procescommunicatie voor literatuurhuis, Passa Porta
Over Passa Porta
Internationaal literatuurhuis Passa Porta is een unieke en meertalige ontmoetingsplek in hartje Brussel voor iedereen die nieuwsgierig is naar ideeën, teksten en verhalen. Lezers komen bij Passa Porta samen met geliefde schrijvers uit binnen- en buitenland en ontdekken er nieuw talent. Auteurs en vertalers krijgen er een podium of een werkplek.
Een zeer dynamische organisatie die een zeer breed publiek aantrekt in de zalen, op de website en in de bookshop.
Samen met de medewerkers van Passa Porta nog relevanter kunnen communiceren naar de literatuurliefhebber.
Passa Porta wil nog relevanter kunnen communiceren naar de literatuurliefhebbers. Hiervoor schakelden ze digiraf in.
We maakten samen met Ilke (directrice) en Nina (communicatie) een plan om hieraan te werken. Enkele interactieve sessies om te werken op de doelgroepen en communities.
Er werd een team samengesteld met medewerkers die dicht bij het publiek staan, administratieve profielen, management en communicatie. Om deze volledig in kaart te brengen, prioriteiten te stellen in sessie 1. Om zo in sessie 2 verder te werken naar een duidelijk en helder beeld over deze belangrijkste doelgroepen.
Welke rol speelde goede tussentijdse communicatie nu hierin?
Bijsturing na het horen van enkele zorgen
Na sessie 1 kwamen enkele zorgen boven bij het team. Je voelde dat onduidelijkheid begon te groeien in het team en dat op die manier de energie dreigde uit te groep te gaan.
We organiseerden een tussentijds overlegmoment met een deel van het team om goed te luisteren en deze zorgen vast te pakken.
Tussentijdse communicatie speelde hier een sleutelrol in. Omdat niet iedereen erbij was, was het des te belangrijk om aan te geven wat de bijsturingen waren.
Tijdens de sessies kon niet iedereen altijd aanwezig zijn.
Nina (communicatie) genoot van enkele maanden ouderschapsverlof, en haar vervangster kon niet elke keer aanwezig zijn. Ilke nam hierin een sterke rol in om haar mee te nemen in het verhaal.
Zodat de bal goed kon blijven rollen.
Digitaliseren van wat er werd beslist
Na sessie 2 werden er prioritaire doelgroepen afgeklopt. Zeer belangrijk om dit dan ook goed te delen met de betrokkenen. Hiervoor werd er een whitepaper aangemaakt, alsook een korte nota met wat er besproken worden.
Het belang van sterk eigenaarschap in tussentijds communiceren
Zonder eigenaarschap in een organisatie geraak je nergens in een project (reken hiervoor niet op externen. Dit is cruciaal om het te doen slagen. Bij Passa Porta neemt Ilke deze rol op zich.
Duidelijk aangeven waar er zorgen zitten om bij te schakelen, in nauw contact staan met de betrokkenen, transparant communiceren, betonneren wat er werd beslist,..
Passa Porta erkent het belang van tussentijds communiceren. We zorgen dan ook bij elke stap dat we dit samen zorgzaam kunnen aanpakken.
3 sleutelelementen die zeker in je procescommunicatie moeten zitten
Element 1: Beschrijf wat er aan de hand is (en net wat meer)
- Toon dat er evolutie is in het proces. Deel jullie successen en vertel dat er vooruitgang wordt geboekt.
- Zet gewenst gedrag in de spotlight. Maak duidelijk dat andere collega’s enthousiast meewerken aan het proces. Vertel aan de hand van voorbeelden en verhalen dat er beweging is in je organisatie.
- Toon dat er geluisterd wordt. Lijst enkele dingen op die je geleerd hebt van collega’s en dat je hun suggesties meeneemt in het proces.
- Toon dat het leuk is! Geef mensen goesting in je te helpen het proces tot een goed einde te brengen. Haal toffe reacties naar boven. Maar vooral, bedank de collega’s voor hun medewerking!
- Herhaal steeds het doel waar je naar toewerkt. Zo blijven mensen gemotiveerd.
- Bied perspectief op de (positieve) impact van het proces op de werkvloer. Blijf hen eraan herinneren dat iedereen baat heeft bij de veranderingen.
Element 2: Wat betekent dat nu voor mij?
Niet iedereen in je organisatie heeft een even grote belangen bij een project. Jij, natuurlijk wel, want je wilt het graag implementeren bij je klant. Maar je collega Sarah, heeft er minder baat bij. De oplossing die wordt uitgewerkt heeft geen rechtstreekse invloed op haar werk. Marc daarentegen heeft geen rechtstreeks contact met klanten, maar met zijn zetel in het bestuur verwacht hij wel regelmatig een update.
3 perspectieven van betekenis in tussentijds communiceren:
Ik moet het weten
Het heeft rechtstreekse invloed op mijn werk. Als ik niet op de hoogte ben van de stand van zaken van het project, dan kan ik mijn werk minder goed uitvoeren.
Ik kies om het te weten
Het heeft geen rechtstreekse invloed op mijn werk, maar ik kies ervoor om het te weten. Het kan namelijk opportuniteiten geven voor de toekomst.
Ik wil het weten
Ik ben graag betrokken bij het project. Het geeft me goesting en binding bij de organisatie.
Element 3: Wat moet ik nu gaan doen?
Er zijn natuurlijk heel wat zaken die er moeten gebeuren om het project te doen slagen.
Jij wil het implementeren bij je klant. Suzie wil het communiceren aan de partners om extra fondsen te kunnen werven. Marc heeft graag het overzicht en wil kijken of het past binnen de strategie van de organisatie. Fien wil alvast de externe partner laten weten wat er moet gebeuren in de volgende stappen.
Om dit op een goede manier te doen, is het belangrijk om relevant te communiceren. Anders gaat er veel van de boodschap verloren.
Er zijn 5 rollen in procescommunicatie
De rollen helpen om te bepalen wie een communicatie moet zien. Zo kan je zorgen voor een hoge relevantie op maat van de verwachtingen. Des te hoger de relevantie, des te hoger de plakfactor.
Ik ben op de hoogte
bv. Suzie kan het natuurlijk nog niet communiceren op dit moment naar partners. Maar is toch graag op de hoogte zodat ze weet wanneer ze dit wel zou kunnen doen.
Ik ben bevraagd wegens mijn rol
bv. Jij bent bevraagd omdat je dicht bij de klant staat. Jouw perspectief is zeer belangrijk bij elk project.
Ik moet anderen ondersteunen
bv. Fien ondersteunt de project owner en betrekt de externe partners ten gepaste tijden.
Ik ben verantwoordelijk voor het resultaat
bv. Rosa bewaakt het budget en moet dus wel goed weten wat er speelt.
Ik moet actie ondernemen
bv. Tom en Els zitten in het projectteam en hebben taken opgenomen. Anderzijds wil je dat je leden uiteindelijk een actie ondernemen als je project er staat.
Goed tussentijds communiceren wordt belangrijker naarmate je organisatie groeit.
Het is logisch dat het eenvoudiger is om goed onderling te communiceren als je een kleine organisatie bent. Hoe groter de organisatie hoe complexer dit wordt. En het belang van goed tussentijds op de hoogte te zijn van beweging groei zo.
Als kleine organisatie heb je dan weer minder capaciteit en is het efficiënt inzetten van je tijd belangrijk. Goede tussentijdse communicatie helpt daar in.
