Van A naar Beter
Herken je dit?
- Documenten verspreid over verschillende locaties.
- Meerdere versies in omloop.
- Toegangen en rechten werken belemmerend.
- Veel zoeken, niet altijd vinden.
Dankzij werkbaar documentbeheer:
- Is er één centrale, overzichtelijke plek voor documenten.
- Betekent één document, één actuele versie.
- Zijn rechten en toegangen afgestemd op rollen en functies.
- Vinden medewerkers eenvoudig en snel de informatie die ze nodig hebben.
"Werkbaar documentbeheer is vlot vinden wat je zoekt en eenvoudig samenwerken aan documenten met anderen.”
Werkbaar documentbeheer: een fundament voor je werking
Het documentbeheer in je organisatie is een stabiel fundament voor de dagelijkse werking en samenwerking. Iedereen weet waar documenten staan en werkt steeds met de juiste versie. Elk bestand is logisch georganiseerd en gedeeld met wie ze nodig heeft.
Wil je hier naartoe werken? Dan zijn deze elementen cruciaal:
- Structuur
- Rechten en toegangen
- Kwaliteit
- Cultuur
Hoeveel tijd zou jij winnen als iedereen in je organisatie altijd meteen vindt wat die zoekt?”
Hoeveel versies van documenten ontstaan er vandaag doordat mensen geen juiste toegangsrechten hebben?
- 3 take-aways
- Structuur brengen in documentbeheer gaat over meer dan alleen de mappenstructuur.
- Huidige rechten en toegangen werken onderlinge samenwerking vaak tegen waardoor achterpoortjes gezocht worden die een veel grotere bedreiging zijn dan wat ruimere toegang geven.
- Afspraken maken en opvolgen is veel effectiever voor het vinden van documenten dan een zoekfunctie!
Plan je gratis gesprek
Tijdens een vrijblijvend kennismakingsgesprek bespreken we de uitdagingen die je opmerkt en bekijken we wat jouw organisatie nodig heeft om stappen vooruit te zetten.
digiraf, de partner voor mensgerichte digitalisering in social profit.
Meer over dit thema
- 19 november 2024
- Sofie
- Geen categorie