We worden dagelijks overspoeld door documenten. Contracten, facturen, handleidingen, presentaties, rapporten – ze komen in alle vormen en formaten. En we zeggen het even losweg zoals het is: doorheen de jaren zijn veel bestandsstructuren uitgegroeid tot een echte digitale spaghetti. Niet eenvoudig om daar nog je weg in te vinden als medewerker!
In organisaties gaat veel onzichtbare tijd verloren aan zoeken het van documenten, het aanvragen en wachten op toegangen en het zoeken naar omwegen om bestanden te delen of samenwerking mogelijk te maken.
Hoog tijd om documentbeheer in je organisatie eens onder de loep te nemen! Want documentbeheer is meer dan een systeem om je bestanden op te slaan – het is de sleutel tot efficiënter werken, meer samenwerking en minder rompslomp.
Documentbeheer moet werkbaar worden!
En dat draait voor ons rond 3 kenmerken: vindbaarheid, vlotte samenwerking en goede afspraken.
Kenmerk 1: Vindbaarheid
Vindbaarheid is een eerste belangrijke kenmerk van werkbaar documentbeheer. Het heeft te maken met het snel en eenvoudig vinden van documenten die je nodig hebt. Als je daar mee aan de slag wil, dan kom je al snel bij de noodzaak van een overzichtelijke bestandsstructuur terecht. Maar dat is slechts één element. Ook een goede naamgeving en een beleid rond versies en archivering spelen hier een cruciale rol in.
Want de logica van een structuur is één ding, maar als je daar je weg niet in vindt en je gebruik wil maken van de zoekfunctie dan gooit naamgeving of slecht versiebeheer vaak roet in het eten…
Onze toptips
- Zorg voor een overkoepelende structuur die de organisatie weerspiegelt zoals ze vandaag is. Dat helpt al een heel stuk om documenten eenvoudiger terug te vinden.
- Stap af van één uniforme structuur voor alle teams in je organisatie. De logica van het ene team is gewoon de logica van het andere team niet. Stem je bestandsstructuur af op functiegroepen (functiegroepen: groepen mensen die dezelfde functie doen, ook al is dat in verschillende teams). Binnen functiegroepen is zoeken naar uniformiteit wel haalbaar en… logisch!
Bijvoorbeeld: Een boekhouding werkt in boekjaren, dat is een logische insteek voor de bestandsstructuur van dat team. Dat is een ander verhaal voor leefgroepwerking, daar vertrekt een bestandsstructuur logischer vanuit cliëntnaam.Leefgroepen onderling kan je dan wel zinvol laten afstemmen over een uniforme bestandsstructuur voor leefgroepen. Waar worden teamverslagen dan bewaard, waar zitten onkostennota’s, enz.
- Maak organisatie-afspraken over naamgeving van documenten. Zorg hier vooral voor consistentie en duidelijkheid. Zet de belangrijkste informatie vooraan en maak de volledige documentnaam niet te lang. Waak er op dat documentnamen ook voor leden die niet tot het team behoren duidelijk en begrijpbaar zijn.
- Maak keuzes over hoe je met werkversies of conceptuele documenten omgaat. Worden die in de gedeelde structuur bewaard of wordt er een soort conceptplek afgesproken? Krijgen werkversies (of definitieve versies) een codering in de naamgeving? Er zijn veel mogelijke oplossingen om hier mee om te gaan. Belangrijk is vooral de keuze maken en daar duidelijk over te communiceren in de organisatie.
Kenmerk 2: Samenwerking
Werkbaar documentbeheer draait niet meer enkel om het kunnen bewaren en terugvinden van documenten. Goed documentbeheer speelt een belangrijke rol in de samenwerking van mensen. De mogelijkheid om samen te werken aan documenten zowel intern al extern is ondertussen meer regel dan uitzondering geworden. En doorheen de jaren hebben we gezien wat documenten delen via mail veroorzaakt… weinig samenwerking, maar vooral veel dubbels en versies van versies van versies.
De huidige, online platformen voor documentbeheer (denk Google Workspace, Microsoft 365, enz.) bieden veel mogelijkheden voor efficiënte samenwerking. De grootste uitdaging voor organisaties op dit terrein zijn rechten en toegangen! Historisch gegroeide, complexe rechtenstructuren maken van bestandsstructuren heuse labyrinten met verborgen mappen en ontoegankelijke bestanden waar zelf de beste escape-room inspiratie kan halen!
Onze toptips
- Bepaal eerst een logische structuur voor je organisatie en de verschillende teams in functie van een vlotte samenwerking. Neem pas daarna de rechten en toegangen onder de loep. Faciliteer je samenwerking, bepaal dan wat vertrouwelijk is of afgeschermd moet worden en stuur je bestandsstructuur daarop bij waar nodig.
- Gebruik toegangsrechten in functie van vertrouwelijkheid en beveiliging. Voor documenten die nog in een conceptfase zitten en nog niet publiek toegankelijk zijn of de angst dat zaken gewijzigd (of nog erger verwijderd) worden in jouw document zijn er andere en betere oplossingen.
- Werk met rechtengroepen – of rollen waar je individuen aan toevoegt of verwijderd om rechten toe te kennen of te nemen. Geef geen individuele rechten op bestanden en mappen, dat wordt al snel onbeheersbaar.
- Zorg dat de rechten op de bestandsstructuur je organisatiestructuur weerspiegelen. Als je organisatie- en organisatiestructuur gebaseerd zijn op vertrouwen, trek dit dan ook door in je bestandsstructuur. Zo maak je organisatievisies echt waar.
- Deel documenten via de link naar het document en werk echt samen door mogelijkheden als ‘opmerkingen’ en ‘wijzigingen bijhouden’ te leren gebruiken. Zo heb je veel minder kopieer en overtypwerk en vermijd je dubbels en oneindig veel versies.
- Goede afspraken zijn soms krachtiger dan strenge toegangsregels, zeker als je een goede, vlotte samenwerking in de organisatie wil nastreven
Kenmerk 3: Afspraken
In de vorige kenmerken kwamen ze al meerdere keren ter sprake: goede, duidelijke afspraken. Afspraken zijn in onze ervaring zelfs het allerbelangrijkste kenmerk als je een werkbaar documentbeheer wil opzetten en behouden!
Want zonder goede afspraken wordt zelf het meest werkbare documentbeheer snel weer een boeltje!
De grootste uitdaging bij goede afspraken rond documentbeheer zit trouwens niet bij het maken van de afspraken. Daar zijn de meest organisaties zelfs heel goed in! De grootste uitdaging zit bij de twee volgende elementen: gemaakte afspraken doen landen in de organisatie en nadien actief opvolgen zodat ze ook gevolgd worden.
Onze toptips
- Maak afspraken samen met de mensen in je organisatie. Niet de hele organisatie uiteraard, maar de werkgroep die bijvoorbeeld samengesteld werd in functie van werkbaar documentbeheer. Afspraken die mensen zelf maken hebben meer kans om vanuit intrinsieke motivatie ook gevolgd te worden. Wanneer mensen vanuit verschillende perspectieven samen afspraken maken, zijn die afspraken meer gedragen en realistisch voor de verschillende functiegroepen in je organisatie. Daarbovenop heb je met de makers van de afspraken een mooi groepje ambassadeurs om die afspraken effectief te doen landen in de organisatie.
- Formuleer afspraken vanuit wenselijk gedrag. Benoem het gedrag dat je wil zien en stimuleren in de organisatie. Blijf dus weg van het woordje ‘niet’ in je afsprakennota, maar lijst op wat je wel wil zien.
- Verzamel afspraken in een afsprakennota en plaats die op een duidelijke, toegankelijke plaats. Zo zorg je ervoor dat mensen afspraken snel eens kunnen gaan nakijken wanneer nodig.
- Communiceer je afspraken op een duidelijke manier in de organisatie. Dit mag zeker leuk en ludiek zijn. Herhaal die communicatie ook regelmatig. Doe dit proactief. Niet enkel als blijkt dat afspraken niet gevolgd worden.
- Wanneer blijkt dat afspraken niet gevolgd worden, spreek mensen dan individueel aan. Bevraag hoe het komt dat ze de afspraak niet volgen en wat hun kan helpen om dat in de toekomst wel te doen. Stuur je afspraken bij indien zou blijken, uit meerdere gesprekken, dat dit nodig zou zijn.
Als je aan de slag gaat met de tips bij deze 3 kenmerken, dan kom je al een heel eind. Want door documentbeheer goed aan te pakken in je organisatie, haal je niet alleen de chaos uit je systemen, maar zorg je er ook voor dat de mensen in je organisatie efficiënter en vlotter kunnen samenwerken!
Dus, waar wacht je nog op? Laat jouw documentenbeheer werken voor jouw organisatie!
