Goede interne communicatie zorgt voor een sterke relatie, toch zien we heel wat misvattingen
Communicatie is interactie met mensen en tussen mensen. Je werkt aan een relatie met je medewerkers, je leden, je vrijwilligers,..elke keer opnieuw. In je organisatie werken mensen samen naar een doel. Veel verschillende mensen, met andere verwachtingen. Allen om de missie van jouw social profit organisatie te doen slagen.
Een goede samenwerking binnen jouw organisatie is daar uitermate belangrijk, en interne communicatie helpt daarin.
Toch zien we dat er heel wat misvattingen in social profit organisaties leven over interne communicatie:
-
Beter communiceren in je organisatie doe je door communicatiemiddelen in te zetten
-
Interne communicatie is altijd te regisseren
-
De afdeling communicatie is verantwoordelijk voor de communicatie in je organisatie
-
Iedereen weet wat er van hem/haar verwacht wordt qua communicatie
-
Iedereen kan van nature goed communiceren
Misvatting 1: Beter communiceren in je organisatie doe je door communicatiemiddelen in te zetten
Wat we maar al te vaak zien we het in social profit organisaties:
- We zullen een nieuwe tool installeren om de samenwerking binnen onze organisatie te verbeteren?
- We hebben toch teams nu, nu loopt onze communicatie toch vlot?
- We delen vanuit ons management op intranet regelmatig berichten om onze medewerkers te informeren. Nu weten ze toch goed wat ze moeten doen.
Goede interne communicatie hangt af van meer dan middelen, kanalen om een boodschap over te brengen
Nieuwe communicatiemiddelen introduceren of huidige verbeteren zal niet leiden tot betere communicatie in je organisatie. Digitaal draait om mensen. Mensen die met elkaar moeten samenwerken. Systemen en tools kunnen daar een rol in spelen, maar je vertrekt vanuit de mensen binnen je organisatie.
Relevante vragen om hier te stellen zijn:
Wat loopt er goed? Wat hebben onze mensen nodig om beter samen te werken?
“A fool with a tool is still a fool”
Grady Booch
Misvatting 2: interne communicatie is altijd te controleren
Over formele en informele communicatie
Om goed te kunnen werken, wordt er natuurlijk binnen jouw organisatie veel gecommuniceerd. Heel wat voor praktische zaken, afspraken, werkoverleg,.. Dit via emails, een personeelsblad, mogelijks chat,. . We spreken hier over formele communicatie.
Maar voor heel veel mensen (42%) is dit niet de belangrijkste bron van informatie. Dit is de wandelgang, het napraten na de (online) meeting, aan het koffiemachine, via whatsapp. We vergeten vaak dat deze informele communicatie ook zeer belangrijk is.
We kunnen stellen dat je vanuit één plek in de organisatie nauwelijks invloed hebt op het uiteindelijke effect van de talloze communicatie-inspanningen. Dat is alleen al door de dagelijkse interacties over talloze onderwerpen niet of nauwelijks te sturen of regisseren.
Versterk goede (in)formele communicatie
Versterk dus alles wat goed loopt. Schaf informele communicatie zeker niet af. Bouw heel wat informele momenten in. Maar het moet wel juist gebeuren. Als je formele communicatie goed zit, dan kan je informele communicatie voor verbinding zorgen. Als dit niet het geval is, dan zorgt het voor vaagheid, onduidelijkheid en onzekerheid.
Misvatting 3: de afdeling communicatie is verantwoordelijk voor al de communicatie in je organisatie
“Dat is toch de job van de afdeling communicatie?”
Feit is dat iedere medewerker, afhankelijk van zijn of haar functie in de organisatie en de plek in het proces, een specifieke rol heeft in interne communicatie.
We zien dat er in organisaties maar al te vaak geïnformeerd wordt, in 1 richting. Waarbij er praktische informatie door het management en bestuurd wordt gedeeld aan de medewerkers, de leden en de vrijwilligers. We willen net de shift verkrijgen naar communiceren. Waarbij er vanuit 2 richtingen in interactie wordt gegaan.
Iemand moet wel het eigenaarschap opnemen om aan goede interne communicatie te doen
Je hebt wel een trekker nodig om interne communicatie in 2 richtingen te stimuleren. Dit kan iemand van de afdeling van communicatie zijn, maar is zeker geen must. Zoek daarom binnen je organisatie de kapiteins. Diegenen die de anderen helpen om beter te communiceren, hen te ondersteunen en mogelijks instructies te geven. En zet de spotlight op het gewenste gedrag.
Communicatie is een taak en rol voor de verzender, niet het probleem van de ontvanger.
Er wordt er maar al te vaak vanuit gegaan dat als je de boodschap maar voldoende herhaalt, de mensen de boodschap wel zullen begrijpen.
Misvatting 4: Iedereen weet wat er van hem/haar verwacht wordt qua communicatie
Deze verwachtingen van mensen als het gaat om interne communicatie zijn echter niet uitgesproken, ze staan nergens beschreven en worden nauwelijks gedeeld. En als je niet precies weet wat er van je wordt verwacht, doe je dus maar wat (naar beste eer en geweten uiteraard).
Medewerkers, leidinggevenden, leden, vrijwilligers,.. hebben allen andere verwachtingen. En ook niet elke medewerker heeft dezelfde verwachtingen. Sommigen moeten iets weten omdat het met hun project te maken heeft. Iemand moet bevraagd worden wegens zijn rol. Iemand anders moet actie ondernemen.
Uitermate belangrijk om de verwachtingen op persoons- en op taakniveau goed door te spreken en duidelijk te maken. Iedereen moet weten waar hij of zij aan toe is.
Misvatting 5: Iedereen kan van nature goed communiceren
Goed communiceren kan je leren
Communiceren is daarmee echt een vaardigheid, die weliswaar ontwikkeld kan worden, maar die je ook moet bijhouden.
Sommigen kunnen al beter met digitale tools om. Hoe zorg je ervoor dat je boodschap nog beter kan plakken bij je collega’s? Hoe kan je ervoor zorgen dat ze eerder tot actie overgaan? Een bevraging opstellen bij je collega’s, hoe doe je dat? Werkafspraken maken omtrent email en documentenbeheer. Hoe doe je dat? Welke informatie geef ik mee, met welke toon?
We spreken hier over taakgerichte trainingen en over opleidingen die de samenwerking bevorderen. Hier is het zeer belangrijk om overleg te blijven stimuleren en elkaar te ondersteunen om samen naar het resultaat toe te werken.
Wat we wel onder goede interne communicatie verstaan
Doel x mensen x aanpak = impact
Ook al heb je een top aanpak, is je doel heel duidelijk, maar zijn je mensen niet mee. Dan is jouw interne communicatie niet geslaagd. Om echt impact te hebben met jouw interne communicatie en samenwerking zal je op elk van de 3 factoren moeten inzetten.
