Organiseer je communicatie in je social profit organisatie
Communicatie, dat doe je samen
Wat we ook maar al te vaak zien is dat als er al iemand is in je organisatie die de communicatie trekt. Deze persoon vaak heel wat goede communicatieskills heeft.
Echter deze persoon:
- is niet altijd inhoudelijke expert op al de terreinen.
- is niet altijd op de juiste plaats om een foto te nemen.
- is niet altijd op de hoogte van al de verhalen van je organisatie.
- weet niet altijd waar de uitdagingen, de pijnen en de doelen van al je ontvangers liggen.
- mist ook vaak het overzicht.
- ..
In de communicatiescan van Kortom vzw uit 2021 lezen we dat er in 53% van de social profit organisaties één of geen communicatiemedewerker heeft.
Communicatie in je organisatie is iets wat niet door één persoon gedragen moet worden. Dan is er een veel te grote afhankelijkheid.
Teamwork makes the dream work. Dat vergt wel wat organisatie.
In dit artikel
- Het belang van samenwerking
- Op zoek naar wat iedereen graag doet in communicatie
- Doe de test
- Welke 8 rollen hebben je nodig in communicatie
- Hoe kan je je er op organiseren?
Ga op zoek naar wat iedereen graag doet in communicatie
Elke organisatie is anders. Iedereen heeft andere talenten, andere zaken wat hij of zij graag doet. Ook in communicatie.
Je hebt een trekker nodig, die de bal aan het rollen houdt.
Maar hiernaast zijn er nog heel wat andere zaken nodig om goed, regelmatig, frequent en relevant te communiceren. Vanuit wat je als organisatie wilt bereiken. Met een goede plakfactor voor de ontvanger.
Organiseer je communicatie op wat je goesting geeft. Dan gaan mensen veel liever blijvend taken opnemen.
Ook wij van digiraf zetten in op communicatie. Stapsgewijs nemen we vanuit de communicatiecel ook de andere collega’s mee in communicatie.
Welke 8 rollen/sterktes zien we in communicatie
- De metronoom
- De gids
- De verbinder
- De plakker
- De scherpschutter
- De verhalenverteller
- De fotograaf
- De monteur
Als metronoom ben je een helpende hand als fundering voor jouw ploeg
Je bent een kei in plannen. Je bent iemand die heel gestructureerd kan werken en daar energie van krijgt. Zowel structuur voor jezelf, als voor anderen. Van het maken van een kalender tot het overzicht bewaken. Zo plan je de inhoud op welk moment het moet gebracht worden.
Je zorgt ervoor dat er relevant kan gecommuniceerd worden. Zowel vanuit het perspectief van je organisatie, alsook dat het werkbaar is voor je collega’s. Want je werkt er samen aan.
Je helpt anderen heel graag, zodat zij beter hun taak kunnen opnemen. Je maakt hier dan ook graag tijd voor vrij. Je doet zo een communicatie-check om de voortgang en relevantie goed te bewaken.
Als gids ben je een warme wegwijzer voor mensen in de eerste stappen in je organisatie
Mensen die voor de eerste keer de drempel zijn overgestapt in je organisatie (extern en intern) zijn nog enorm zoekende. Ze kennen je nog niet en weten niet waar te zoeken. Ze kunnen wel hulp gebruiken in deze eerste stappen.
Jij kan hierin een heel belangrijke rol spelen. Je zorgt voor een warm onthaal, zodat mensen zich welkom voelen.
Je denkt na over de juiste antwoorden, voor de juiste mensen op het juiste moment. Je onthaalt nieuwe mensen met de juiste informatie. Je wijst hen de weg in je organisatie.
Zo zorg je voor een laagdrempelige aanpak en een vlotte bereikbaarheid.
Je gidst hen als het ware om een warme manier en je ondersteunt hen zo in de eerste stappen.
Iets wat maar al te vaak wordt vergeten in organisaties. De eerste keer is namelijk de basis van een later ambassadeurschap. Jouw rol is dus echt heel belangrijk.
Als verbinder draag je de relatie in het allerhoogste vaandel
Zonder relatie kan je geen actie verwachten van je mensen. Net daarom is verbinding en betrokkenheid zo belangrijk.
Jij weet dat als geen ander.
Jij draagt een warme relatie dan ook heel hoog in het vaandel. Je houdt van persoonlijke contact op elk moment. Je luistert graag en vraagt graag door. Je toont graag mensen en je beloont wat goed loopt. Mensen bedanken voor alles is jouw tweede natuur.
Hierin besef je dat transparantie en openheid heel belangrijk is. Daar draag je je steentje in bij.
Omdat jij zo graag inzet op die warme relatie van de mensen, zorg je direct ervoor dat mensen zich gehoord voelen. Dat er met hen rekening wordt gehouden en dat de communicatie een antwoord is op hun noden.
Jouw inmenging zorgt voor een uitmuntende ervaring.
Als plakker maak je complexe boodschappen eenvoudig
We blijven allemaal graag eens plakken aan de toog. Maar dat bedoelen we hier niet.
In communicatie gaan we maar al te vaak in productiemodus. Kwantiteit boven kwaliteit.
Jij beseft als geen ander, dat het vooral belangrijk is dat wat je doet blijft plakken.
Liever wat minder, maar met de focus op de essentie. Eenvoudig, zodat iedereen het begrijpt. Je valt graag met de deur in huis. Je maakt complexe boodschappen eenvoudig. Less is more.
Zo zorg je voor een hoge relevantie en logische vervolgacties. En weet je ook op de juiste momenten te herhalen (want dat is ook nodig, zonder te spammen).
Jouw sterkte om iets complex, eenvoudig voor te stellen, zal ons communicatieteam geen windeieren leggen.
Als scherpschutter breng je het allemaal samen
Communicatie is een heel breed begrip. Je hebt doelen als organisatie. Jouw doelgroep heeft uitdagingen, doelen, noden wensen en vragen. Er zijn honderden verhalen in omloop in je organisatie, net als foto’s. Er zijn plannen hier, en overal nieuwe insteken om het op een leuke manier voor te stellen.
Jij bent een kei in de puzzel samen te leggen. Op wat de ontvanger al weet. Op maat van de wensen en noden van elke groep. Je zet de boodschap in op het juiste moment. Je past de boodschap aan waar nodig. Je denkt strategisch graag na over wat je als organisatie wilt bereiken. En je weet als verhalen, foto’s, boodschappen dan ook goed te verzamelen om ze juist in te zetten.
Omdat je zo praktisch ingesteld bent, zorg je er met jouw sterkte voor dat het communicatie verhaal klopt. Zo kan je team met scherp schieten.
Als verhalenverteller ken je de verhalen die spelen
Er zijn zoveel verhalen in je organisatie. Van collega’s die iets hebben meegemaakt tot vrijwilligers die hun schouders gezet hebben onder een nieuw project. Van kleine en grote successen. Tot positieve ervaringen van je doelgroep.
Allemaal zaken die al die fantastische energie van je social profit organisatie laten zien. Zo fijn om al die passie te zien.
Maar vaak blijven de verhalen binnenskamers.
Jij kent heel wat verhalen en je vertelt die ook graag. Je ziet heel wat goede voorbeelden rondom je. Je geeft diepgang aan al dat mooi. Je brengt emotie in boodschappen. Je geeft achtergrond. Je kiest voor kwaliteit in plaats van kwantiteit. Je bent een kei in het produceren van inhoud.
Dankzij al jouw verhalen kunnen jouw collega’s van communicatie tonen aan de wereld wat voor prachtig werk jullie als organisatie leveren.
Als fotograaf toon je in beelden wat er leeft
Eén beeld zegt soms meer dan duizend woorden.
Er gebeurt dan ook zoveel achter de schermen van je organisatie. Van evenementen, tot meetings. Van nieuwe projecten tot kleine succesjes.
Jij kan een verhaal vatten in beeld. Een foto of een video. Zo toon je alles wat beweegt en toon je al die energie in de organisatie. Dat kan vaak snel, want een foto maken is zo gepiept.
Je toont het proces en niet enkel het resultaat. Je zoekt ambassadeurs en toont hen. Je gaat voor beelden die spreken en je versterkt al die beweging in de organisatie door het snel in een beeld te vatten.
Dankzij jouw foto’s en video’s kan je al dat goeds wat er gebeurt dan ook tonen.
Als monteur krijg je energie van techniek
In communicatie is er ook heel wat techniek nodig. Tegenwoordig met digitaal nog veel meer dan vroeger. Je hebt tal van soorten social media, een website,.. Je communiceert via print, alsook via email. Heel wat technische elementen die daar meespelen.
Jij kent daar je weg wel in. Je werkt graag met computers. Je weet wel hoe je iets kan monteren of bewerken, foto’s en/of video’s. Je kan iets mooi vormgeven. Je werkt graag met sociale media. Misschien op facebook, misschien ben jij wel mee met tiktok en instagram. Of Linkedin? Een email vormgeven dat vind je wel leuk.
Dankzij jouw goesting om er technisch iets van te maken, help je collega’s enorm.
Hoe gaan we ons daar nu op organiseren in onze organisatie?
Je moet niet alles zelf doen. Je staat er samen voor als team om stukjes van de communicatiepuzzel samen te leggen.
Je hebt niet elke rol altijd nodig, maar het is goed om te weten wat je graag doet. Alsook misschien willen je collega’s ook wel een rol opnemen in het proces.
Maak daarom dit bespreekbaar in je organisatie. Doe samen met je collega’s ook de test en kijk waar jullie elkaar kunnen aanvullen.
Wij van digiraf kunnen jullie daar ook bij helpen.
