Iedereen heeft op tijd en stond al eens nood aan vakantie. Door het je medewerkers te gunnen om even helemaal te deconnecteren, zorg je ervoor dat ze hun beste werk kunnen blijven leveren voor jouw organisatie. Maar hoe zorg je ervoor dat elk teamlid na zo’n lange vakantieperiode weer helemaal mee is met wat er leeft en beweegt op de werkvloer?
In deze blog lees je de beste tips van digiraf om na de vakantie snel weer back on track te geraken met je team.
1. Vermijd een informatie-tsunami
Op je eerste werkdag na een paar weken verlof start je vol goede moed je laptop op, klaar om er weer in te vliegen…tot je je mailbox open klikt en daar een berg ongelezen e-mails ziet staan. Tegen dat je uitgevogeld hebt welke mails nog actie vereisen en welke problemen zichzelf intussen al hebben opgelost, ben je al gauw een dag verder. Weg vakantiegevoel, hallo stress!
- Niet doen: je collega die out-of-office is in elke mail in CC zetten
- Wel doen: een lijstje bijhouden met dingen die je moet vragen/briefen. Dat bespreek je samen wanneer je collega terug is. Start met de essentiële info en laat de details nog even achterwege. Zo kan je collega rustig, maar efficiënt terug opstarten zonder overweldigd te geraken.
2. Communiceer naar verschillende doelgroepen
Als je medewerkers terug aan de slag gaan, zal er op 2 fronten gecommuniceerd moeten worden: enerzijds aan medewerkers die nauw betrokken zijn bij een project en anderzijds de volledige organisatie. Voor mensen die betrokken zijn op het project is het heel belangrijk om mee te zijn met wat er gebeurd is tijdens dat ze afwezig waren. Hierbij zal inhoudelijke informatie van het project belangrijk zijn. Voor de volledige organisatie is het vooral belangrijk om te horen dat er stappen gezet werden en om te voelen dat er beweging is. Hier zal er minder inhoudelijke informatie over het project nodig zijn.
- Niet doen: naar iedereen dezelfde informatie sturen
- Wel doen: pas de informatie en de inhoud aan naar de doelgroep waarnaar je communiceert
3. Kies de gepaste manier
Mail is een veelgebruikt communicatiekanaal in organisaties. Net daardoor gaat informatie vaak verloren in overvolle mailboxen. Kies eens een ander manier! Afhankelijk van de boodschap die je wil geven, kan een ander kanaal zelfs passender zijn! Maak eens een filmpje, een infographic of een leuke visual. Hang een ludieke affiche in de koffiehoek… Leuke ideeën genoeg en je zal verbaasd worden over hoe de boodschap blijft plakken bij mensen!
-
Niet doen: enkel via mail communiceren over alles wat er is gebeurd in de periode dat je medewerkers op vakantie waren
-
Wel doen: denk na over hoe je de boodschap best kan overbrengen, zodat die blijft plakken bij de mensen.
4. Vergeet de 'waarom' niet
“Maar waarom dan?”
Ook al is het doorgaans een stuk rustiger in vakantieperiodes, de organisatie en de mensen die aan het werken waren hebben meestal niet stilgestaan tijdens die weken. Er werden stappen gezet, beslissingen genomen, richtingen ingeslagen. Hoed je ervoor om deze enkel op te lijsten in mails of nieuwsbrieven, want het is belangrijk om te communiceren waar de organisatie naartoe gaat, maar vooral ook ‘waarom’. Het loont dus om daar na een lange vakantieperiode voldoende op in te zoomen.
- Niet doen: enkel focussen op het “wat” en “tegen wanneer”
- Wel doen: benadruk waarom keuzes gemaakt zijn en wat de impact voor de medewerker is. Mensen zijn vooral bezig met wat er zal veranderen voor hen persoonlijk. Wees daar attent voor in je communicatie en je medewerkers zullen gemotiveerder zijn om mee te stappen in die verandering.
Tip: ga aan de slag met het vragenpodium
Wanneer er een communicatie uitgestuurd wordt door de organisatie, hebben mensen daar doorgaans 3 vragen bij:
- Wat is er aan de hand? → Schets de situatie, geef context.
- Wat betekent dat voor mij? → Geef duidelijk aan wat de impact is voor een medewerker.
- Wat moet ik nu gaan doen? → Geef aan welke acties een medewerker moet nemen.
5. Make it fun
Wat je echt wil bereiken, is dat je communicatie blijft hangen en dat mensen ermee aan de slag gaan. En dat gebeurt niet als je je alleen maar beperkt tot de droge feiten.
- Niet doen: een verslag maken dat iedereen bij terugkomst moet doornemen om terug mee te zijn. Spoiler alert: niemand leest dit…
- Wel doen: maak je communicatie zo leuk en aantrekkelijk mogelijk. Dat kan door foto’s of quotes te gebruiken, een case te brengen over hoe jullie iemand uit de doelgroep hebben kunnen helpen… Door op een verhalende manier te vertellen waarom jullie een bepaalde beslissing hebben genomen en welke impact dit had, inspireer je mensen om hier mee hun schouders onder te zetten. Toch belangrijke info die niet op deze manier kan overbrengen? Hou het dan kort en bondig en probeer enthousiasme in je taalgebruik te leggen.
6. Luister naar je medewerkers
Enkel communiceren zorgt er niet direct voor dat mensen zich betrokken voelen. Het is ook belangrijk om te luisteren naar de vragen, opmerkingen en zorgen die medewerkers hebben bij wat gecommuniceerd werd. Zo kunnen medewerkers ook hun input geven en hebben ze ook het gevoel dat er geluisterd wordt naar hen.
- Niet doen: enkel communiceren zonder te luisteren
- Wel doen: geef medewerkers de mogelijkheid om hun vragen bespreekbaar te maken. Organiseer bijvoorbeeld een teammoment waarop medewerkers hun vragen kunnen stellen.
7. Duid een verantwoordelijke aan
Of het nu de coördinator, de officemanager of de communicatieverantwoordelijke is die de klus gaat klaren: spreek op voorhand af wie de medewerkers gaat briefen als ze terug aan het werk gaan. En communiceer dat liefst voor de start van de vakantieperiode al aan je medewerkers. Op die manier hebben ze één duidelijk aanspreekpunt voor vragen, onduidelijkheden of twijfels.
Na een lange vakantieperiode is het normaal dat mensen tijd nodig hebben om weer in werkmodus te geraken. Gun hen die tijd om terug bij te benen met wat er allemaal is gebeurd binnen de organisatie. Door hen stapsgewijs mee te nemen in de stand van zaken zijn
ze niet alleen weer volledig mee, ze voelen zich ook betrokken en gewaardeerd. Het resultaat? Een team bruist van goesting om samen de schouders onder alle
nieuwe uitdagingen en kansen te zetten.
Yes you can!
Op zoek naar meer tips en handvaten?
Neem zeker eens contact op!
Een mailtje mag, we hebben onze mailbox intussen terug onder controle! 😉
