Het kiezen van de juiste digitale tool kan een uitdaging zijn, zeker voor organisaties in de social profitsector. Het aanbod is groot, de noden zijn divers, en vaak lijkt het alsof elke organisatie een andere oplossing gebruikt. Hoe kies je dan de tool die echt bij jouw werking past?
Bij RTC Oost-Vlaanderen (Regionaal Technologisch Centrum) weten ze daar alles van. Zij zijn een organisatie die het beroepsgericht en technisch onderwijs ondersteunt met opleidingen, netwerkevents, het uitlenen van materiaal en projectondersteuning. Om hun contacten en relaties met het onderwijs en ondernemingen slimmer en efficiënter te beheren, gingen ze samen met ons op zoek naar de beste tool.
Relinde Theunynck, consulent onderwijs-arbeidsmarkt bij RTC Oost-Vlaanderen en trekker van het project, deelt in deze blog 3 cruciale tips en inzichten die jou kunnen helpen om de perfecte tool voor jouw organisatie te vinden.
Tip 1: Een goede voorbereiding is cruciaal
Neem de tijd om je huidige processen en noden in kaart te brengen. Zo voorkom je frustraties en extra kosten achteraf.
Zaken die belangrijk zijn om in kaart te hebben:
- De noden van je organisatie: waar zitten de knelpunten op dit moment, wat wil je met een nieuwe tool opgelost zien?
- De werkprocessen die een link hebben met de toolzoektocht: waar wil je de werking ondersteunen door middel van een digitaal systeem?
- De requirements en prioriteiten ten aanzien van een mogelijke tool: wat moet een systeem hebben of kunnen om een meerwaarde te zijn voor je werking?
Een degelijke voorbereiding zorgt ervoor dat je latere verrassingen vermijdt en voorkomt dat je moet bijsturen wanneer de implementatie al loopt.
Praktische tip: Organiseer werksessies met verschillende afdelingen om hun specifieke noden en uitdagingen te begrijpen.
Tip 2: Stel realistische deadlines
Het is beter om in beweging te blijven en onderweg aanpassingen te doen, dan om stil te staan tot alles perfect is.
Door haalbare, tussentijdse deadlines te stellen, hou je het project in beweging en voorkom je dat het vastloopt in eindeloze voorbereidingen.
Praktische tip: Bepaal tussentijdse doelen, en stel hiervoor ook echt een deadline. Zo worden ze minder vrijblijvend.
Stap 3: Doe het niet alleen, maar betrek je team
Een digitale tool kan pas succesvol worden ingevoerd als het hele team erachter staat. Vraag om feedback, laat collega’s meedenken en betrek ze vanuit hun eigen expertise. Zo zorg je ervoor dat iedereen mee is en creëer je draagvlak binnen de organisatie.
Praktische tip: Organiseer feedbackmomenten op vaste tijdstippen en zorg voor transparante communicatie over de voortgang.
Benieuwd naar het hele verhaal? Schrijf je in voor Binnenkoppers!
rOp donderdag 13 maart vertelt Relinde op Binnenkoppers alles over de zoektocht van RTC Oost-Vlaanderen naar het perfecte CRM-systeem voor hen. Samen met JEF (over hun website) en Pegode (over hun contactenbeheer) deelt ze de grootste uitdagingen en lessen die ze onderweg leerde, zodat jij die inzichten mee kan nemen naar je eigen organisatie.
