In 2022 zaten ze bij Fros Multisport Vlaanderen met de handen in het haar.
De sportfederatie, die 60.000 sporters in ongeveer 1.000 sportclubs uit 50 verschillende sporttakken ondersteunt, moest dringend op zoek naar een nieuw CRM-systeem om de gegevens van hun leden optimaal te beheren.
Fros ging in zee met een nieuwe partner, maar na enkele sessies sloeg de twijfel toe. Hadden ze voor zichzelf helder wat ze precies zochten in zo’n CRM-systeem? En als het voor henzelf niet helder was, konden ze dan van de leverancier het omgekeerde verwachten? Net op dat moment kwam de digiscan van de Vlaamse Sportfederatie en digiraf op hun radar.
“Dit moeten we doen!”
De digiscan is een tool die we ontwikkelden voor alle leden van de Vlaamse Sportfederatie (waar Fros er eentje van is).
Na het invullen van de digiscan kreeg de sportfederatie in kwestie een rapport dat aangaf hoe ze er op digitaal vlak voor stonden. Globale conclusie? De sportsector is een heel dynamische sector, maar wel eentje waar er op digitaal vlak nog veel groeipotentieel is.
Als antwoord op die nood ontwikkelden we bij digiraf Duurzaam Digitaal Groeien: een intensief traject op maat waarbij we samen met een organisatie alle essentiële elementen rond digitalisering in kaart brengen. Na zo’n samenwerking zijn organisaties beter in staat om slimme, digitale keuzes te maken, waarmee ze echte uitdagingen van hun doelgroepen aanpakken, zowel intern als extern, met als finaliteit: passende oplossingen. Bij Fros twijfelden ze alvast niet om in te stappen in het traject.
Bente Peeters, data-, marketing- en communcatieverantwoordelijke bij Fros Multisport Vlaanderen: “Dit moeten we doen, heb ik tegen mijn management gezegd. Je moet weten: wij werken met een team van 20 medewerkers, maar zonder IT-medewerker. Daardoor is het voor ons vaak moeilijk om aan te voelen wat we op vlak van tools en systemen nodig hebben. Op de infosessie van Duurzaam Digitaal Groeien kregen we te horen dat we tijdens het traject exact dat zouden leren: onze eigen noden en behoeften op digitaal vlak in kaart brengen, om van daaruit logische keuzes te maken voor Fros. Na die infosessie was ook het management helemaal mee.”
Alleen ga je sneller, samen kom je verder
Bente: “Oorspronkelijk was het de bedoeling dat ik alleen zou deelnemen aan de trainingsdagen van het traject . Maar van dat idee zijn we snel teruggekomen. Digitalisering is tenslotte veel meer dan alleen IT: het zit verweven door de hele werking van onze organisatie. Daarom vroeg én kreeg ik als dataverantwoordelijke al snel versterking van mijn collega en manager Micha. Dat zou meteen mijn eerste tip zijn voor collega’s die ook aan de slag willen met hun digitaal verhaal: probeer het niet alleen te doen. Alleen ga je misschien sneller, maar samen kom je verder.”
Dat extra paar handen en extra stel hersenen was meer dan welkom, want Bente omschrijft het traject als ‘behoorlijk pittig’. “Zeker in het begin. Want het traject start met het bevragen van net die mensen waarvoor je het allemaal doet: je gebruikers”, vertelt Bente. “We maakten een selectie van verschillende sportclubs en leden die bekendstaan om hun kritische kijk op ons werk. Die mensen zijn we gaan bevragen. Daarvoor riepen Micha en ik de hulp in van onze collega’s. Hoe zij het gesprek aangingen, dat lieten we hen helemaal zelf invullen. Sommigen namen de telefoon, anderen stuurden een mail of gingen persoonlijk langs. Wel kozen we er bewust voor om niet met online enquêtes te werken, omdat dat minder diepgaande input oplevert. In totaal werkten er ongeveer 20 sportclubs mee aan onze bevraging. Het leverde een schat aan informatie op, waar we ook nu nog altijd inspiratie uit halen.”
Alle ballen in de lucht houden
Bente: “Tijdens de verschillende trainingsdagen ging er letterlijk een nieuwe wereld voor ons open. Nooit gedacht dat er zoveel tools, methodes, schema’s en modellen bestonden die je kan inzetten om digitaal te groeien!
Dat zou overweldigend kunnen zijn, maar Micha en ik kozen er van in het begin bewust voor om het op ons eigen tempo te doen. Want dat is het mooie: dat kan perfect met deze methodes en modellen. Ze zijn kneedbaar en makkelijk aan te passen aan de specifieke behoeften van elke organisatie. Bij Fros doen we heel veel met een relatief klein team. En je wil natuurlijk alle ballen zo goed mogelijk in de lucht houden (lacht).
Tijdens sommige periodes in het jaar is het druk bij Fros, en dan stonden onze tussentijdse opdrachten voor dit traject even op een lager pitje. Maar van zodra er terug meer ademruimte was, gingen we weer intensiever aan de slag met wat we hadden geleerd. Realistisch plannen, maar tegelijk ook je eigen deadlines respecteren: dat heeft voor ons goed gewerkt. Met dank ook aan ons bestuursorgaan, die ons scherp hield op dat vlak.”
Een nieuw CRM-systeem én een boost voor het zelfvertrouwen
Eén jaar na de start van het Duurzaam Digitaal Groeien traject ziet Fros de uitrol van een nieuw CRM-systeem weer helemaal zitten. Waarom? Omdat ze zelf de touwtjes in handen hebben om het systeem te laten aansluiten bij de noden van de organisatie. Maar wat leverde de samenwerking met digiraf het team van Fros verder nog op?
Bente: “Dit traject heeft ons geleerd dat verbeteringen beginnen bij onszelf. We weten nu veel beter waar we staan & waar we naartoe aan het werken zijn op digitaal vlak. Dat is een verantwoordelijkheid die je niet bij externe partners mag leggen. Dat besef heeft voor ons veel veranderd. Er is meer rust, net omdat we die toekomstvisie hebben besproken en gedocumenteerd. Hierdoor kunnen we voorstellen van leveranciers nauwkeuriger afstemmen op onze behoeften en de juiste beslissingen nemen.
Het nieuwe CRM-systeem, dat was het begin, maar ondertussen nemen we ook andere digitale uitdagingen op volgens de digisterke aanpak die we leerden tijdens het traject! We nemen zelfs andere collega-organisaties waarmee we samenwerken rond bepaalde digitale thema’s hierin mee!”
En die interne IT’er, komt die er nog bij Fros? “Op dat vlak kan ik ook wel zeggen dat ons zelfvertrouwen is gegroeid”, zegt Bente. “Onze sterkte ligt in wat we doen, in het begrijpen van wat onze clubs en onze sector nodig hebben. Dat is minstens even waardevol dan weten welke tools er op de markt zijn. Daar waar we het vroeger altijd omgekeerd deden, weten we nu: eerst het toekomstbeeld helder krijgen, dan pas tools uitkiezen. En dat toekomstbeeld, dat is al veel concreter dan enkele jaren geleden.”
Zelf ook digisterk aan de slag in jouw organisatie:
5 tips van Bente
1. Bewandel je eigen pad
Beschouw de digisterke aanpak als een leidraad, niet als een bijbel. Het is helemaal oké om inhoudelijk je eigen klemtonen te leggen, ergens wat langer bij te blijven stilstaan of net wat sneller over te gaan.
2. Betrek je collega’s
En doe dat liever vroeg dan laat. Je kan dan niet alleen het werk verdelen, je krijgt ook waardevolle input vanuit verschillende perspectieven. En -niet onbelangrijk- het draagvlak voor digitalisering wordt groter.
3. Keep it simple
Oftewel: begin klein. Kies voor één methodiek of proces om mee te starten, in plaats van meteen alles ineens te willen vastpakken. Teken processen uit in Excel of gewoon op papier, in plaats van een abonnement te nemen op alweer een nieuwe tool. Start met het bevragen van enkele gebruikers, in plaats van meteen honderd mails te sturen.
4. Plan realistisch (maar respecteer je eigen timing)
Ga op zoek naar een manier en een ritme waarop je het digitaal traject kan combineren met je andere taken. Door oog te hebben voor drukke en minder drukke periodes hou je de motivatie en goesting hoog, bij jezelf én bij je collega’s.
5. Sterke beelden werken altijd
We kozen ervoor om de interne communicatie over dit traject op te hangen aan het thema ‘ruimtereis’. Vergaderingen en brainstormmomenten over onze digitale toekomst dragen bij ons de mysterieuze titel ‘Fly me to the moon’. Specifieke projecten, zoals ons CRM-systeem, werden vernoemd naar planeten. En de collega’s die aan zo’n project werken, zijn astronauten. Op die manier prikkelen we de verbeelding van mensen.2. 2
