In 2022 zat Fros Multisport Vlaanderen met de handen in het haar. De sportfederatie ondersteunt 60.000 sporters, verspreid over zo’n 1.000 sportclubs en 50 verschillende sporttakken. Hun bestaande CRM-systeem voldeed niet meer, er moest dringend een nieuw systeem komen om ledenbeheer efficiënt te organiseren.
Fros ging aan de slag met een nieuwe partner, maar na enkele sessies groeide de twijfel. Was het voor henzelf eigenlijk wel helder waar ze naar zochten? En als zij het niet konden benoemen, hoe kon hun leverancier dan weten wat ze nodig hadden?
Net op dat moment ontdekten ze de digiscan van de Vlaamse Sportfederatie en digiraf.
Van scan naar inzicht
Na het invullen van de digiscan kreeg Fros een helder rapport over hun digitale maturiteit. De conclusie? De sportsector is dynamisch, met op vlak van digitalisering nog veel groeipotentieel.
Om daar gericht op in te spelen, ontwikkelde digiraf een trainingstraject waarin alle essentiële elementen van succesvolle digitalisering aan bod kwamen. Zo leerden organisaties digitale keuzes maken die werken voor hén en hun doelgroep. Geen standaardoplossingen, maar concrete antwoorden op reële uitdagingen. Fros aarzelde geen moment om in te stappen.
"Dit moeten we doen!"
Bente Peeters, data-, marketing- en communicatieverantwoordelijke bij Fros, was meteen overtuigd: “Dit moeten we doen, heb ik tegen mijn management gezegd.”
Fros werkt met een team van 20 medewerkers, maar zonder IT-medewerker. “Het is vaak moeilijk om te bepalen wat we nu echt nodig hebben aan tools en systemen. Tijdens een infosessie over het trainingstraject werd duidelijk dat we precies dat zouden leren: onze eigen noden in kaart brengen, en van daaruit slimme keuzes maken.”
Die boodschap sloeg aan, ook bij het management.
Fros werkt met een team van 20 medewerkers, maar zonder IT-medewerker.
Het is vaak moeilijk om te bepalen wat we nu echt nodig hebben aan tools en systemen.
Tijdens een infosessie over het trainingstraject werd duidelijk dat we precies dat zouden leren: onze eigen noden in kaart brengen, en van daaruit slimme keuzes maken. Die boodschap sloeg aan, ook bij het management.
Digitalisering doe je samen
Oorspronkelijk zou Bente alleen deelnemen aan het traject. Maar al snel werd duidelijk: digitalisering is een organisatieverhaal. Het gaat niet enkel over IT, digitaal zit verweven doorheen onze hele organisatie. “Ik kreeg versterking van mijn collega en manager Micha. Dat was enorm waardevol,” vertelt Bente. “En meteen mijn eerste tip voor wie zelf aan de slag wil: probeer het niet alleen te doen. Alleen ga je misschien sneller, maar samen kom je verder.”
"Uit gesprekken met eindgebruikers halen we vandaag nog steeds inspiratie"
Een goede start maken
Het traject begon met het bevragen van hun eindgebruikers: de sportclubs en leden. “We selecteerden clubs die bekendstaan om hun kritische blik, en betrokken zo’n 20 clubs bij onze bevraging,” zegt Bente. “Collega’s gingen aan de slag met telefoongesprekken, mails of persoonlijke gesprekken. Online enquêtes hebben we bewust niet gebruikt, omdat we diepgaandere input wilden.”
De aanpak leverde een schat aan inzichten op — inzichten die ook vandaag nog richting geven.
Een traject op eigen ritme
Tijdens de trainingsdagen ging er een nieuwe wereld open. “Er bestaan zoveel tools, methodieken en modellen die je kan inzetten om digitaal te groeien,” zegt Bente. “Dat had ik nooit verwacht.”
Overweldigend? “Soms wel. Maar het traject laat ruimte om je eigen tempo te kiezen. De methodes zijn flexibel en aanpasbaar aan de noden van je organisatie.”
Bij Fros was het traject niet altijd prioriteit. “In drukke periodes zetten we het even op pauze. Maar zodra er ruimte was, pikten we de draad weer op. Realistisch plannen en toch deadlines respecteren: dat werkte voor ons. Ook dankzij het bestuursorgaan dat ons hierop scherp hield.”
Rust en richting
Eén jaar later staat Fros klaar om hun nieuwe CRM-systeem uit te rollen — met meer vertrouwen dan ooit. “We weten nu veel beter waar we staan en waar we naartoe willen. Dat is onze verantwoordelijkheid, en die mag je niet doorschuiven naar een externe partner. Dat besef heeft voor ons veel veranderd.” zegt Bente.
“Door onze toekomstvisie scherp te stellen, kunnen we voorstellen van leveranciers veel beter beoordelen. Dat geeft rust en richting.”
De digisterke aanpak werkt ook door op andere vlakken. “We pakken andere digitale uitdagingen nu met dezelfde aanpak aan. En we nemen collega-organisaties waarmee we samenwerken gewoon mee in dat verhaal.”
"Waar je naartoe wil moet je als organisatie zelf bepalen, dat kan je niet bij een leverancier leggen."
En die IT'er bij Fros?
Komt die nog? “Ons zelfvertrouwen is gegroeid,” glimlacht Bente. “Onze sterkte ligt in het begeleiden en ondersteunen van clubs, in het luisteren en begrijpen van hun noden, ook op digitaal vlak. Dat is minstens even belangrijk als technische kennis over tools. We weten nu: eerst de noden en het toekomstbeeld, dan pas de tool.”
Tips van Bente
1. Bewandel je eigen pad
Gebruik de digisterke aanpak als een leidraad, niet als een bijbel. Leg eigen accenten en werk op je eigen tempo.
2. Betrek je collega’s
En doe dat liever vroeg dan laat. Betrek anderen snel: voor draagvlak, voor inzichten en voor gedeeld eigenaarschap.
3. Keep it simple
Pak één proces of methodiek vast. Start met eenvoudige middelen die je binnen handbereik hebt om dingen in kaart te brengen (pen en papier of Excel), in plaats van meteen te investeren in tools.
4. Plan realistisch
Ga op zoek naar een manier en een ritme waarop je het digitaal traject kan combineren met je andere taken. Zo hou je de motivatie en goesting hoog, bij jezelf én bij je collega’s.
5. Prikkel de verbeelding
Ons digitaal toekomstbeeld kreeg de naam ‘Fly me to the moon’. Projecten werden genoemd naar planeten, deelnemers werden astronauten. Zo wekte communicatie rond onze digitale toekomst nieuwsgierigheid op in de organisatie. Dat werkte verbindend én motiverend.
Zelf ook je eigen digitale toekomst in handen nemen?
Maar zie je er tegenop om daar alleen aan te beginnen? Ons team loodst je er graag doorheen.
Laat gerust weten hoe de digitale toekomst van jouw organisatie eruit ziet, dan denken we met veel plezier met je mee.
