Over de organisatie
Naam: RTC Oost-Vlaanderen
Sector: Onderwijs
Over de organisatie: RTC Oost-Vlaanderen omschrijft zichzelf graag als ‘de grootste supporter van het beroepsgericht en technisch onderwijs’. Hun missie: scholen sterker maken op het snijvlak van onderwijs en arbeidsmarkt.
De organisatie bouwt bruggen tussen scholen, bedrijven en andere onderwijspartners. Ze creëren een neutraal overlegplatform, helpen technologische & technische competenties versterken, organiseren opleidingen voor leerkrachten & leerlingen en ontlenen materiaal aan scholen. Alles met één doel: jongeren en leraren mee laten groeien met wat de arbeidsmarkt nodig heeft. Er is een RTC in elke Vlaamse provincie.
De uitdaging voor de organisatie: versnipperde informatie, weinig overzicht
Voor RTC Oost-Vlaanderen draait alles om verbinding: scholen, bedrijven en partners samenbrengen zodat ze elkaar kunnen versterken. Maar net dat netwerk kregen ze intern moeilijk in beeld.
“Ons netwerk is de kern van ons werk,” vertelt Relinde Theunynck, consulent bij RTC Oost-Vlaanderen. “Alleen hadden we dat nergens écht goed in beeld. Elk teamlid hield een eigen Excel-lijst bij. Daardoor zagen we niet goed wie wie bereikte, welke scholen we al lang niet meer gesproken hadden, of waar kansen lagen om sterker samen te werken.”
Die versnippering voelde niet alleen onhandig, maar woog ook zwaar door wanneer de organisatie moest rapporteren aan het Departement Onderwijs en Vorming. “Dat kostte ons gigantisch veel tijd. Iedereen moest apart zijn lijsten erbij nemen, zoeken wie we wanneer bereikt hadden en alles manueel optellen. Dat zorgde niet alleen voor stress, het gaf ons het gevoel alsof we steeds opnieuw het warm water moesten uitvinden.”
Waar de organisatie naartoe wil: één systeem dat hun werking versterkt
RTC Oost-Vlaanderen wilde hun werking digitaliseren om sterker te staan in hun rol: scholen en bedrijven verbinden, kwaliteitsvol beroepsonderwijs ondersteunen en hun contacten duurzaam beheren.
“We hadden nood aan een centrale plek waar alles samenkomt,” vertelt Relinde. “Eén systeem dat ons ondersteunt in wat we elke dag doen: inschrijvingen opvolgen, scholen en partners in kaart brengen en materiaal ontlenen zonder dat we eerst zeven Excel-lijsten moeten doorploegen.”
Het toekomstbeeld was helder: minder tijd verliezen aan administratie en meer ruimte creëren voor wat hun werk écht waardevol maakt: leraren versterken, jongeren kansen geven en bedrijven betrekken bij kwaliteitsvol onderwijs. “Ons team is klein,” zegt Relinde. “Daarom wilden we een systeem dat meegroeit met onze werking en dat ons toelaat om meer tijd te investeren in projecten die effect hebben op de klasvloer.”
Van A naar Beter: van losse inzichten naar één gedragen toekomstbeeld
Beginnen deden ze bij RTC Oost-Vlaanderen bij het begin: door in hun kernprocessen te duiken.
Na een training over dit topic ging het team zelf aan de slag.
Relinde: “Inschrijvingen beheren, materiaal uitlenen, contacten opvolgen… We tekenden alles visueel uit op post-its, met start- en eindpunten, rollen en handelingen. De frisse, externe blik van Sofie hielp ons daarbij enorm. Die processen vormden de basis voor het lastenboek waarmee we gericht leveranciers zijn gaan benaderen. In het verleden lieten we ons misschien sneller verleiden door gladde verkooppraatjes. Nu wisten we exact wat we nodig hadden. Die duidelijkheid maakte een immens verschil.”
“Doordat we exact wisten wat we wilden, konden we tijdens de gesprekken met leveranciers veel gerichter doorvragen. We lieten ons niet meer verleiden door mooie verkooppraatjes.”
Het resultaat: een digitale basis die hun missie versterkt
Het harde werk van Relinde en haar team werd beloond, want het nieuwe systeem is intussen al enkele weken in gebruik. “In deze eerste fase blijven we uiteraard goed luisteren naar feedback uit ons netwerk”, vult Relinde aan. “Hoe zij het systeem ervaren, wat er beter kan of anders moet: dat is heel waardevol voor ons om te horen.
De introductie van ons CRM-systeem zorgde niet alleen voor meer rust, maar ook voor enige fierheid. Het voelt gewoon goed om met een systeem te starten dat we zelf vanbinnen en vanbuiten begrijpen, omdat we het zelf actief mee vorm hebben gegeven. Alleen al daarom was dit traject meer dan de moeite waard.”
Aan de slag met CRM: 5 tips van Relinde
- Neem de tijd om processen te analyseren
“In het begin dacht ik: waarom nemen we geen shortcut en zoeken we niet direct een tool? Maar doordat we die procesmatige analyse hebben gedaan, waren we een pak beter voorbereid. We weten nu exact wat we nodig hebben en minstens even belangrijk: wat we zeker niet willen.”
- Werk met tussentijdse deadlines om de vaart erin te houden
“Zeker bij kleinere teams ligt er vaak al veel op ieders bord. Zonder concrete tussentijdse doelen geraak je moeilijk vooruit. Daarom zijn we gestart met het uitwerken van een retroplanning: starten vanuit de einddatum en terugrekenen naar vandaag. Daardoor hebben we alle deadlines gehaald.”
- 80% is ook al oké
“Perfect willen zijn, vertraagt de boel alleen maar, zo leerden we gaandeweg. 80% van je processen in kaart brengen is vaak al genoeg om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Dat was een belangrijke mentaliteitswijziging.”
- Maak het visueel en deel het regelmatig
“Je kan processen wel uitgebreid uitschrijven, maar als niemand ze ziet of begrijpt, dan verandert er weinig. Sofie gaf ons de tip om alles visueel te maken – via post-its, afgedrukte schema’s of infographics – en daarna te bespreken tijdens teamvergaderingen. Dat zorgde voor veel meer betrokkenheid.”
- Let op je taal: één woord, één betekenis
“Tijdens het traject merkten we dat we vaak termen door elkaar gooiden. Studiegebied, vakgebied, expertisegebied… het ging allemaal over hetzelfde. Door intern duidelijke afspraken te maken over taalgebruik, vermijd je verwarring – niet alleen richting leveranciers, maar ook binnen je eigen team.”
Meer weten over CRM?
Sta je aan het begin van je eigen A naar Beter-verhaal?
Dan helpen we je graag om de verschillende, digitale pistes in kaart te brengen tijdens een vrijblijvend gesprek.
