De kranten stonden er afgelopen week bol van: het vernietigende rapport van het Rekenhof, dat de digitalisering bij de FOD Justitie op de korrel neemt.
Daarin is de Belgische instelling –die het overheidsbeleid in ons land controleert en evalueert- niet mals voor de diensten die onder de bevoegdheid van Justitieminister Paul Van Tigchelt (Open VLD) staan.
Volgens de doorlichting “ontbreekt het aan strategie, werken diensten naast elkaar, zwaaien externe consultants de plak en is er zelfs een risico op fraude”.
Lees: de langverwachte, broodnodige digitale transformatie bij de parketten en rechtbanken in ons land dreigt uit te draaien op een sisser.
De spreidstand tussen werken op papier & digitale workflows
Justitie staat al jarenlang bekend voor haar sterke focus op papier gedreven werken. Die aanpak klakkeloos vertalen naar digitale workflows, dat is vragen om problemen. In het rapport kwam ik een opvallende quote van een rechter tegen. Die vat het hele probleem bij Justitie mooi samen:
“Er ontbreekt bij ons fundamenteel een duidelijke visie en coherente strategie voor de digitalisering. Men bombardeert ons met apps met ronkende namen zoals Justzever, Justonzin en justniks, maar de werkprocessen worden niet aangepakt. Die apps zijn nutteloos. Zolang we ons werkprocessen niet digitaliseren, gaan er fouten blijven gebeuren en dossiers in de kast blijven belanden.”
Waar ging het precies mis? En wat kan je hier als social profit organisatie uit leren?
Wij doken in het rapport en zetten de belangrijkste lessen voor je op een rij.
(Voor de goede orde toch nog even deze disclaimer. Het laatste wat we willen, is met de vinger wijzen. Digitale transformatie kan lastig zijn, zeker in gevestigde organisaties. Iedereen maakt fouten. Daar leer je uit, om het de volgende keer beter te doen. We twijfelen ook niet aan de goede intenties van alle betrokkenen. Wat deze casus wel aantoont, is dat het ontwerpen en succesvol realiseren van digitale transformatie 2 verschillende dingen zijn.)
Les 1:
begin met het ontwikkelen van een duidelijke visie & strategie
In het rapport is er sprake van 28 (!) digitale projecten die werden opgestart zonder overkoepelende visie en strategie.
Het verbaast me dan ook niet dat die projecten alle richtingen uit gaan. Zeker omdat er verschillende partijen betrokken zijn bij de implementatie, die amper of niet met elkaar communiceren.
Aanbevelingen van digiraf
- Voor je ook maar één digitaal project opstart: begin eerst met een grondige analyse van de huidige situatie. Het is zo dat je digitale pijnpunten bloot legt. Bij voorkeur laat je zo’n analyse begeleiden door iemand extern. Dat helpt enorm om je eigen, blinde vlekken bloot te leggen.
- Stel jezelf daarbij ook deze vraag: “wat zijn de belangrijkste oorzaken van onze huidige uitdagingen?”
- Werk vervolgens een helder toekomstperspectief uit en bepaal een realistische strategie om daar te komen.
- Vaak over het hoofd gezien, maar superbelangrijk: vergeet niet om ook je medewerkers mee te nemen in dit toekomstbeeld. Zo kan je proactief aan de slag met eventuele weerstand.
Les 2:
maak duidelijke afspraken rond wie waarvoor verantwoordelijk is
Het mag duidelijk zijn: het ontbreekt de FOD Justitie aan een duidelijke governance structuur, die sturing en richting geeft aan hun digitale projecten.
Er zijn meerdere elementen uit het rapport die dat illustreren:
- De projecten rond digitale transformatie hebben geen duidelijke projectleider. Ook de rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen zijn niet gedefinieerd.
- Er is geen volwaardige overlegstructuur: de rechtsmachten en arrondissementen kiezen elk hun eigen aanpak.
- Het ontbreekt de FOD Justitie aan een duidelijke ICT-strategie. Daardoor werden projecten vaak opgestart, maar niet volledig afgerond (laat staan geëvalueerd). Soms veranderde de focus halverwege, waardoor eerdere inspanningen verloren gingen en niets echt van de grond leek te komen.
- Een duidelijke inventaris van lopende projecten is er ook niet. In welke fase zitten de projecten? Wordt de scope nog gerespecteerd? Blijven de kosten onder controle? Zullen de deadlines worden gehaald? Allemaal dingen waar de FOD geen grip op heeft.
Aanbevelingen van digiraf
- Bepaal wie de eindverantwoordelijkheid draagt: Wijs een verantwoordelijke aan die het programma leidt. Bij voorkeur is dat iemand intern, zodat je als organisatie de regie in eigen handen houdt. Indien nodig vul je die rollen aan met expertise van buitenaf.
- Zet in op sterke besluitvorming: Baseer beslissingen op de beste digitale keuzes. Overweeg bijvoorbeeld consent besluitvorming om snel en efficiënt knopen door te hakken.
- Plan en volg op: Werk een duidelijk plan uit dat de richting vastlegt. Beschrijf hierin ook hoe je de voortgang opvolgt en welke acties nodig zijn om resultaten te behalen.
Les 3:
besteed aandacht aan wat gebruikers nodig hebben
Justitie richt zich nauwelijks op de mensen die hun tools en applicaties in de praktijk gaan gebruiken:
- Er is geen plan om de behoeften van gebruikers in kaart te brengen.
- Justitie kan dus niet garanderen dat haar digitaliseringstraject strookt met de behoeften van de gebruikers en dat het dus niet louter om een digitalisering van bestaande (papieren) processen gaat.
- Externe partijen zoals consultants en IT-diensten nemen de lead, terwijl de organisatie en gebruikers nauwelijks betrokken zijn.
Aanbevelingen van digiraf
- Haal de directie aan boord: Betrek je directie actief en zorg dat zij begrijpen wat nodig is om het doel te bereiken.
- Zet je gebruikers centraal: Start met een grondige analyse van de behoeften van je gebruikers. Dit vormt de basis van je digitaliseringstraject en garandeert dat het aansluit bij wat zij echt nodig hebben.
Les 4:
focus op iedereen mee krijgen
Uit het rapport blijkt dat veel van de betrokken afdelingen niet de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben:
- Er is geen duidelijke planning
- Er worden geen kosten & baten afgewogen
- Initiatieven lopen naast elkaar zonder samenhang
- Mensen in de organisatie begrijpen onvoldoende wat de nieuwe digitale plannen betekenen. Zonder dat inzicht kunnen zij niet helpen om de juiste beslissingen te nemen of de digitalisering te ondersteunen.
Aanbevelingen van digiraf
- Kijk eerst naar de behoeften van je team: Welke knelpunten ervaren zij in hun werk? Breng die processen in kaart en bepaal waar digitale tools écht verschil kunnen maken.
- Betrek iedereen vanaf het begin: Leg uit waarom veranderingen nodig zijn en wat ze betekenen. Je team hoeft niet te bestaan uit alleen maar IT-experten, maar moet wel begrijpen wat er gebeurt.
- Werk met duidelijke prioriteiten: Kies een paar dingen om aan te pakken in plaats van alles tegelijk te proberen. Maak per project een plan dat kosten en voordelen duidelijk beschrijft.
- Hou je aan gemaakte afspraken: Als je hebt afgesproken bestaande oplossingen te hergebruiken voor je nieuwe tools/software aankoopt of laat ontwikkelen, volg die afspraken dan strikt op.
Les 5:
maak van digitale maturiteit een prioriteit
Digitale transformatie draait niet alleen om technologie, maar ook om de mensen in je organisatie.
Zonder de juiste kennis, vaardigheden en bereidheid om digitaal te werken, mislukken projecten vaak.
Veel organisaties besteden te weinig aandacht aan de digitale maturiteit van hun team, waardoor cruciale veranderingen vastlopen.
Een van de grootste valkuilen?
Het eigenaarschap van digitale transformatie ligt te vaak bij IT of externe consultants in plaats van bij organisaties zelf. Als de mensen die dagelijks met de processen werken niet de lead nemen, komen digitale investeringen zelden echt tot hun recht.
Aanbevelingen van digiraf
- Hou het eigenaarschap bij jou als organisatie: Laat de mensen die met de processen werken de leiding nemen in het digitaliseringstraject, niet de externe consultants of experten die je inschakelt.
- Versterk digitale skills: Investeer in de kennis en vaardigheden van je team, zodat ze klaar zijn om digitale keuzes te maken.
- Besteed niet alles zomaar uit: expertise inschakelen is ok, maar wees kritisch over wat je uitbesteedt.
Wil jij een digitale transformatie die wel volgens plan verloopt?
Dan zijn wij bij digiraf graag jouw compagnon de route. Met onze digisterk-methodiek hielpen we al tientallen social profit organisaties om de valkuilen van hierboven te vermijden.
We staan voor een aanpak die:
- richting geeft aan je digitale transformatie
- rekening houdt met de context waarin je werkt als social profit organisatie
- concrete meerwaarde creëert voor je medewerkers, leden en vrijwilligers
Benieuwd hoe dat eruit kan zien voor jouw social profit organisatie?
Neem dan contact op met team digiraf voor een vrijblijvend gesprek. We kijken ernaar uit om van je te horen!
