Heb je kinderen of tieners in huis? Dan is de kans groot dat de naam Kazou een belletje doet rinkelen. In 2025 biedt de jeugdvakantieorganisatie van de Christelijke Mutualiteit meer dan 41.000 kinderen en jongeren een onvergetelijke vakantie-ervaring aan. Allemaal dankzij de inzet van bijna 8.000 vrijwilligers, die de vakanties in goede banen leiden.
Een omslachtig & tijdrovend proces
Tot voor 2024 was het uitsturen en opvolgen van die kasstaten een taak die heel wat werktijd opslorpte van Britt en haar collega’s. “In elke provincie was er een administratief medewerker die zich bezighield met die kasstaten”, vertelt Britt. “Zij deelden die verantwoordelijkheid met onze 40 vrijwilligerscoaches.
Toen ik in 2023 bij Kazou begon te werken, deden we nog alles manueel. Elke vakantie had z’n eigen kasstaat: een excel-file waarbij je een aantal vakjes moest invullen, en die je vervolgens moest kopiëren naar je eigen Sharepoint-omgeving. Om ze daarna één voor één door te sturen. Alles bij elkaar was ik daar bijna 2 weken zoet mee. En dan moest de opvolging na afloop van de vakantie nog komen. Ik overdrijf niet als ik zeg dat het soms bijna een jaar duurde voor we alle kasstaten hadden afgehandeld.”
Bijkomend probleem was dat niet elke Kazoucollega de kasstaten op dezelfde manier aanpakte. Britt: “Dat kregen we vaak te horen van VV’s die kampen doen in verschillende provincies. ‘In Oost-Vlaanderen pakken ze dat toch anders aan’, gaven ze ons dan als feedback. Dat heeft ons aan het denken gezet. Want dat sommige medewerkers de VV’s streng controleren, terwijl anderen iets meer door de vingers zien: dat kon toch niet de bedoeling zijn?”
Strakke deadline
Begin vorig jaar besloten ze bij Kazou om te schuiven met de taakverdeling van een aantal administratieve processen. “Vroeger had elke provincie een administratieve collega, nu vormen we één centraal team voor heel Kazou”, vertelt Britt.
“Waar die kasstaten vroeger door 50 collega’s werden aangemaakt en opgevolgd, moesten wij dat voortaan met ons 5 doen. Tijdens de zomermaanden hebben we wel een jobstudent die ons helpt. Maar dan nog: verder doen zoals we het altijd al deden, dat was geen optie. Daarom zijn we gaan samenzitten met digiraf om dat proces efficiënter te laten verlopen.”
Intussen was het al april, en kwam de start van het zomerseizoen stilaan dichterbij. “We hadden 3 maanden om in actie te schieten”, bevestigt Britt. “Onder begeleiding van Marieke gingen we eerst het bestaande proces helemaal uittekenen. Pas toen hadden we helemaal helder waar de knopen zaten, en hoe we die konden ontwarren.
Om een voorbeeld te geven: vroeger werkten we allemaal met aparte documenten. Als dan iemand in verlof ging of ziek werd, was dat altijd even vloeken. Daarom besloten we om één centrale excel-file te ontwikkelen, waar iedereen in kan werken. Handig, want die is ook nog eens gekoppeld aan ons boekhoudsysteem. Als onze collega van de boekhouding een terugbetaling inboekt, wordt dit automatisch aangepast in ons gedeelde bestand. Dat maakt het veel makkelijker om alles op te volgen.”
Een wereld van verschil
Mission accomplished: het hertekende proces kasstaten raakte net op tijd klaar voor de start van de Kazou-zomer. “Dat was best spannend”, geeft Britt toe. “Want als we iets nieuw uitrollen, testen we dat normaal tijdens het winterseizoen. Omdat er dan een pak minder vakanties zijn, en het dus ook minder rampzalig is als er iets misloopt. Die luxe hadden we nu helaas niet, dus we zijn gewoon gesprongen. Maar het is goed uitgedraaid. Waar we in 2023 nog een paar weken bezig waren met het opmaken en doorsturen van die kasstaten, was dat nu op 5 uur tijd beklonken.”
Britt en haar collega’s slaagden er bovendien ook in om het merendeel van de openstaande kasstaten af te ronden binnen de 3 weken nadat elke vakantie afgelopen was.
Britt: “We hadden in oktober nog een kongresweekend, waarop verschillende vrijwilligers me zijn komen zeggen: ‘ik geloofde op voorhand niet dat dit kon, maar wat jullie gedaan hebben is echt een hele verbetering’. Kijk, daar doen we het voor.”
Het aandeel van digiraf in dit project:
🦒 Begeleiding van de werkgroep gedurende 3 maanden
🦒 Bestaand proces ‘kasstaten’ in kaart gebracht (= situatie AS IS)
🦒 Quick wins bepaald en uitgevoerd
🦒 Brainstorm over hoe het proces in de toekomst idealiter zou verlopen (= situatie TO BE)
🦒 Retroplanning gemaakt & tussentijdse deadlines bepaald
🦒 Mee nagedacht over “wie doet wat?”
🦒 Sparring partner rond communicatie naar vrijwilligers & interne medewerkers
Je eigen proces efficiënter maken: 5 tips van Britt
1. Zet er mensen op die geloven in het project
“Als je aan zo’n project kan beginnen met een groep die er zin in heeft, met mensen die geloven dat het mogelijk is om iets te veranderen: in mijn ogen is dat al de helft van het succes van slagen.”
2. Zorg voor een diverse werkgroep
“Hoe meer diversiteit qua functies, leeftijd en aantal jaar werkervaring, hoe meer verschillende standpunten je covert. Zo was er bij ons iemand betrokken die vroeger ook vrijwilligerscoach is geweest. Heel interessant, want zo verloren we nooit uit het oog wat die mensen belangrijk vinden.”
3. Maak je planning en agenda kristalhelder
“Wij hadden een strakke deadline van 3 maanden, en andere taken die ook gewoon bleven doorlopen. Zonder een superduidelijke planning zou ons dit nooit gelukt zijn.”
4. Laat de zijweggetjes voor wat ze zijn
“Ons proces kasstaten hangt inhoudelijk samen met andere taken en verantwoordelijkheden. Soms was de verleiding groot om daar ook over te discussiëren in onze werkgroep. Maar daar was simpelweg geen tijd voor. Gelukkig hield Marieke van digiraf ons bij de les. ”
5. Zorg voor een grote, lege muur 🙂
“Geen idee hoeveel post-it’s wij er hebben doorgejaagd, maar het moet een enorme berg geweest zijn. Hoe je van een hoop gekleurde papiertjes naar een tot in detail uitgewerkt proces gaat: dat is echt super om te zien!”
Wil jij net als Kazou je processen efficiënter maken?
Dan zetten wij je graag op weg met een workshop, training of begeleiding.
Laat ons weten waar je tegenaan loopt, wij denken graag met je mee.
