“Bij de collega’s van organisatie X gebruiken ze systeem Y. Als zij dat gekozen hebben, dan zal het wel goed zijn zeker?”
Bij veel social profit organisaties waar wij over de vloer komen, zien we dat er al eens over het muurtje wordt gekeken. Dat is zeker een goed idee, maar een systeem dat goed werkt voor een collega-organisatie is daarom nog niet de beste match voor wat jij nodig hebt.
Stap 1: Breng je noden in kaart
“Unlock success by tuning in: luister naar de noden van de mensen in en rondom je organisatie.”
Een tool moet een antwoord bieden op de werkelijke behoeften binnen je organisatie.
Begin daarom met luisteren.
- Praat met medewerkers, vrijwilligers en andere betrokkenen.
- Waar lopen ze tegenaan?
- Welke taken kosten veel tijd?
- Wat werkt goed en wat kan beter?
Door deze noden scherp te stellen, leg je een stevige basis voor je keuzeproces.
💡 Tip: Vergeet ook niet je externe gebruikers, zoals klanten, vrijwilligers of leden, te betrekken waar dat relevant is.
Stap 2: Bepaal een toekomstperspectief
“Learn from the past, prepare for the future.”
Waar wil je naartoe als organisatie?
Probeer je in te beelden hoe je werking er in een ideale wereld uitziet over enkele jaren.
- Welke processen wil je efficiënter maken?
- Waar zit de meeste winst, in tijd en geld?
- Hoe ondersteunt een nieuwe tool onze lange termijn doelen?
- Wat is de meerwaarde van digitalisering binnen onze kernactiviteiten?
Een helder toekomstbeeld helpt je om keuzes te maken die niet alleen vandaag, maar ook morgen relevant zijn.
Stap 3: Visualiseer je werkprocessen
“Maak duidelijk en transparant hoe jouw kernactiviteiten verlopen.”
Als je niet weet hoe je processen lopen, wordt het lastig om de juiste tool te kiezen.
Breng je huidige processen in kaart en onderzoek waar er verbeteringen mogelijk zijn.
Dit maakt knelpunten zichtbaar en helpt om gerichter naar oplossingen te zoeken.
Waarom dit werkt:
- Het voorkomt dat je een tool kiest die niet aansluit op je werking.
- Je ontdekt vaak inefficiënties waar je eerder overheen keek.
Stap 4: Lijst alle functionele vereisten op
Maak een overzicht van wat je tool moet kunnen.
Baseer je daarbij op je procesvisualisaties en noden.
Wil je bijvoorbeeld automatische rapportages, gebruiksvriendelijke interfaces of integraties met je bestaande systemen?
Schrijf het allemaal op en bepaal welke vereisten essentieel zijn en welke eerder ‘nice-to-haves’.
💡 Praktische tip: Gebruik een eenvoudige tabel om je vereisten te categoriseren. Dit maakt het vergelijken van tools een stuk makkelijker.
Stap 5: Zoom in op je digitale omgeving
Welke tools gebruik je al? En hoe past een nieuw systeem daarbij?
Bekijk waar integraties nodig zijn. Zo voorkom je dat je eindigt met losse systemen die niet met elkaar praten.
Een tool die goed samenwerkt met je huidige digitale omgeving bespaart je later heel wat frustratie.
Belangrijke vragen die je jezelf kan stellen:
- Ondersteunt de nieuwe tool koppelingen met onze huidige software?
- Vermijden we hiermee dubbel werk of gegevensverlies?
Stap 6: Kies voor een match met tool en leverancier
Een goede tool is belangrijk, maar de samenwerking met de leverancier is minstens even cruciaal.
Zorg dat de leverancier jouw sector begrijpt en de juiste ondersteuning biedt.
Waar let je op bij de keuze van een leverancier?
- Gebruik je voorbereidingen om gerichte vragen te stellen (jij weet wat je nodig hebt).
- Bereikbaarheid en responsiviteit (Hoe zit het met de bereikbaarheid van de helpdesk?)
- Wat is de procedure die je moet volgen als er iets niet werkt zoals het hoort?…)
- Ervaring met de context van een social profit organisatie.
- Duidelijke communicatie en transparante afspraken.
De juiste tool kiezen is geen kwestie van geluk, maar vraagt om een doordachte aanpak. Door je noden scherp te stellen, processen in kaart te brengen en de markt gericht te verkennen, vergroot je de kans op een duurzame oplossing die je organisatie echt vooruit helpt.
Samen met ons op zoek naar dé tool voor jouw organisatie?
Bij digiraf kunnen we jou begeleiden in die zoektocht, door middel van inspiratiesessies, workshops, trainingen of begeleiding op maat.
Wil je vrijblijvend sparren over welk aanbod het meest geschikt is voor jouw hulpvraag?
