"Dat kost veel tijd."
De tijdkost
In veel organisaties is tijdkost onzichtbaar. Het zit verdeeld over medewerkers, verspreid over de week, verstopt in taken die "erbij" worden gedaan. Omdat het niet zichtbaar is, wordt het niet meegenomen in beslissingen.
Pas als je ziet hoeveel tijd iets kost, kun je beslissen waar automatiseren loont. Niet alles hoeft geautomatiseerd. Maar als je weet dat een handeling elke week twee uur kost, wordt de afweging concreet.
Bij Kazou brachten ze hun proces rond vakantiebudgetten in kaart. Wat bleek: het kostte weken aan manueel werk in Excel. Door het proces te hertekenen en te automatiseren ging dat naar vijf uur. Niet door alles te veranderen, maar door zichtbaar te maken waar de tijd zat en daar gericht in te grijpen.
Herken je dit?
- Je weet dat bepaalde taken veel tijd kosten, maar niet hoeveel precies.
- Tijdrovende handelingen zitten verspreid over meerdere collega's.
- Bij drukte is er altijd werk dat blijft liggen.
- Beslissingen over automatisering worden uitgesteld omdat de winst onduidelijk is.
Wat werkt
1. Meet een week lang
Vraag collega's om een week bij te houden hoeveel tijd bepaalde taken kosten. Geen uitgebreide tijdregistratie, maar een grove inschatting per taak.
2. Tel de verborgen tijd op
Kijk niet alleen naar individuele taken, maar naar het totaal. Tien minuten hier en daar telt op. Breng het volledige plaatje in beeld.
3. Kies één proces om aan te pakken
Begin bij het proces waar de meeste tijd zit en waar verbetering haalbaar is.
