Omgaan met intimiteit, hechtere klasgroepen of teams creëren, grensoverschrijdend of pestgedrag voorkomen: het zijn maar enkele van de thema’s waar ze bij jeugdwerkorganisatie Pimento rond werken. Op basis van onderzoek en jarenlange kennis en ervaring ontwikkelde het team heel wat vormingen en methodieken. Daarmee trekken ze langs scholen en bedrijven over heel Vlaanderen. Omdat het boeken van die vormingen door de jaren heen zo complex was geworden, kwam Pimento aankloppen bij digiraf.
Dat is het begin geweest van onze samenwerking met jullie.”
Veel manueel werk
Pimento handelt gemiddeld 375 boekingen voor 1.035 workshops & vormingen af per kalenderjaar. Medewerkers gaan daarna aan de slag om die vormingen in te plannen en lesgevers te zoeken. “We merkten al een tijdje dat onze huidige, digitale procesflow niet optimaal was”, geeft Freek toe. “Ik denk dat dat typisch is, zelfs in grote bedrijven: door de jaren heen voeg je altijd maar stapjes toe aan zo’n proces, waardoor het op den duur onoverzichtelijk wordt. Als er een vraag voor een boeking bij ons binnenkomt via e-mail, dan moet die e-mail niet alleen worden beantwoord. Onze administratief medewerkers moeten daarna ook nog manueel verschillende documenten aanmaken: een contract, een informatiefiche voor de begeleider, een factuur… Dat is niet alleen tijdrovend, maar ook totaal niet efficiënt.”
Daar komt nog bij dat de Pimento-medewerkers de informatie die ze nodig hebben vaak op verschillende plaatsen moeten gaan zoeken. “Onze CRM is een verouderd systeem”, zegt Freek. “Daarom zit er ook veel historiek van klanten in een archief in ons mailprogramma Outlook. Dat is niet evident, want de zoekfunctie van Outlook is niet schitterend. Alles qua personeelsplanning en de boekingskalender hielden we dan weer bij in een gigantische Excel-file. Dat had niet alleen beperkingen naar rapportage toe. Vaak werkten daar ook verschillende collega’s tegelijk in. Het is meer dan eens gebeurd dat er plots 20 lijnen uit onze Excel spoorloos verdwenen waren.”
Op zoek naar the bigger picture
Het oorspronkelijke plan was om eerst het huidige boekingsproces helemaal in kaart te brengen, om daarna de toekomstige situatie te gaan bepalen. Maar tijdens de samenwerking kwamen er onverwacht ook een aantal extra uitdagingen aan de oppervlakte. “Er was eerst nog wat terminologie die we helder moesten zien te krijgen”, vertelt Freek. “Verstaat iedereen hetzelfde onder ‘een workshop’, ‘een eendaagse’ of ‘een speciaal aanbod’?”
Daarnaast botsten ze bij Pimento op nog iets essentieels. Freek: “We zijn van A tot Z gaan blootleggen hoe wij intern onze personeelsplanning organiseren. Dat heeft in se niets te maken met digitalisering, maar het is er toch mee verweven. Als je bijvoorbeeld 100 vormingen gaat toewijzen aan lesgevers, op basis van welke criteria doe je dat dan? Ga je rekening houden met de afstand die een collega moet afleggen om tot bij een klant te geraken? Met het aantal minuren dat die persoon nog heeft openstaan? Of met de persoonlijke voorkeur voor een bepaald thema? Zo bleek dat er 10 à 12 verschillende criteria zijn waar we rekening mee houden. We zijn erin geslaagd om dat terug te brengen naar 2 à 3. Op basis daarvan zal ons toekomstige systeem die vormingen zo goed als automatisch kunnen toewijzen aan de juiste persoon. Dat gaat ons gigantisch veel tijd besparen.”
De zoektocht naar een leverancier
Aan het einde van ons traject had Pimento een lastenboek in handen. Daarin staan alle vereisten waaraan hun toekomstige systeem moet voldoen netjes opgesomd. “We zijn heel blij dat we heel helder hebben wat de ‘must haves’ zijn en wat eerder ‘nice to have’ is”, zegt Freek. “Daardoor konden we heel gericht op zoek naar een leverancier. We mikken op januari 2026 om ons nieuwe systeem klaar te hebben. Als je weet hoeveel voeten dit project in de aarde heeft gehad, dan ben ik daar best tevreden mee. Ook dat is een pluim die Patrick en Marthe mee op hun hoed mogen steken. Jullie expertise gaf ons het vertrouwen om op cruciale momenten op het gaspedaal te durven duwen.”
Het aandeel van digiraf in dit project:
🦒 Begeleiding van de projectcel
🦒 Nadenken over welke medewerkers in welke fase betrokken moesten worden
🦒 Huidige processen in kaart gebracht
🦒 Interne knopen helpen uitklaren (bijvoorbeeld rond hun projectcontext en toekomstvisie)
🦒 Opstellen lastenboek: welke requirements zijn ‘must haves’ en welke eerder ‘nice to have’?
🦒 Shortlist met leveranciers opgesteld
Aan de slag met je digitale procesflow: 5 tips van Freek
1. Sta open om alles te bekijken in z’n totaliteit
“Een proces is geen eiland, dat op zichzelf staat. Alles hangt met alles samen. Eerst grondig uitzoomen, samen met iemand met een frisse, externe blik: dat hebben wij als super waardevol ervaren.”
2. Betrek de juiste mensen op het juiste moment
“Niet iedereen hoeft op elk moment overal bij betrokken te zijn. Sommige van onze medewerkers hebben samen met digiraf onze hele administratieve flow onder de loep genomen. Van zodra het ging over personeelsplanning, hebben zij de vormingsbegeleiders mee aan boord getrokken.”
3. Laat ruimte voor (constructieve) weerstand
“Elke verandering is moeilijk. Iedereen was het erover eens dat we dit vroeg of laat gingen moeten vastpakken. Maar elke medewerker kijkt dan natuurlijk ook naar de gevolgen voor zijn of haar eigen job. Iemand extern inschakelen als facilitator zorgde ervoor dat medewerkers niet alleen kritisch, maar ook constructief bleven.”
4. Stel een sterke project owner aan
“Ga op zoek naar iemand binnen je organisatie die het ziet zitten om zo’n project te trekken. Bij voorkeur iemand die blij wordt van projectmanagement, flowcharts en werken met Excel.”
5. Zie het als een investering op lange termijn
“Organisaties in het jeugdwerk hebben geen grote financiële reserves. En we moeten daar niet onnozel over doen: tools en advies kosten veel geld. Daarom is het belangrijk om al vroeg met je bestuur en medewerkers in gesprek te gaan over die kost én over de meerwaarde. Digitaal zorgt ervoor dat je minder manueel werk hoeft te doen en dat je klantvriendelijker kan werken. Alleen al daarom zijn dit investeringen die zichzelf terugverdienen.”
Wil jij net als Pimento je processen onder de loep nemen?
Maar zie je er tegenop om daar alleen aan te beginnen? Ons team loodst je er graag doorheen.
Laat gerust weten hoe de digitale toekomst van jouw organisatie eruit ziet, dan denken we met veel plezier met je mee.
